Установка конфигурации Учет услуг
Для установки перейдите на страницу конфигурации Учет услуг: выставление счетов, закрытие актов, отчеты и нажмите кнопку Установить конфигурацию:
- Добавлять в задачи аналитику Услуги, содержащую информацию о перечне оказываемых услуг
- Автоматически формировать на основании этих данных счета и акты выполненных работ. Конфигурация содержит типовые формы счетов и актов выполненных работ для организаций, работающих с НДС и без НДС, которые при необходимости можно изменить.
- Накапливать данные об услугах и просматривать их при помощи отчетов, как входящих в состав конфигурации, так и подготовленных вами самостоятельно при помощи конструктора отчетов.
Первые шаги после установки
Описанные шаги должен сделать администратор аккаунта до начала работы пользователей в конфигурации.
Заполнение справочника “Услуги”
Для этого:
- заходите в справочник (Главное меню / Справочники / Услуги);
- удаляете записи, которые добавлены в него по умолчанию для примера;
- добавляете записи с названиями услуг, оказываемых вашей организацией.
Примечания:
- если услуг много, имеет смысл разбить их внутри справочника на группы;
- вы можете добавлять в справочник не только услуги, но и товары.
Корректировка формы документов
Шаблоны документов для печати счетов и актов после установки содержат данные условной компании, их необходимо заменить на реальные данные вашей организации.
Для этого:
- заходите в раздел Документы / Шаблоны документов;
- скачиваете файл;
- открываете его в MS Excel;
- редактируете данные в шапке и подписи (название организации, реквизиты, ФИО руководителей, можно добавить логотип и т.п.);
- проверяете расчет НДС под табличной частью документа и вносите при необходимости коррективы в формулу
- сохраняете изменения в файле;
- загружаете новую версию файла в Шаблоны документов.
Повторяете аналогичные операции для тех файлов, которые планируете использовать.
Примечания:
- В состав конфигурации входит несколько вариантов файлов для счетов и шаблонов. Имеет смысл откорректировать только те из них, которые соответствуют используемому вами варианту налогообложения, а остальные удалить, чтобы они не мешали при выборе из списка. Оставшиеся документы можно для удобства назвать "Счет №" и "Акт №".
- При редактировании будьте внимательны и не повредите содержимое ячеек, содержащих переменные ПланФикса (они заключены в двойные фигурные скобки). Если это произойдет, в итоговом документе будут отсутствовать или неверно выводиться данные.
- В случае, если файл поврежден или по какой-то причине нужно вернуться к первоначальной версии файла, зайдите в Документы / Шаблоны документов, затем в нужный шаблон и, находясь в режиме его просмотра, выберите на панели справа опцию “История версий”. В появившемся списке выберите нужную версию файла и скачайте ее. С ней можно заново произвести необходимые манипуляции и загрузить в Шаблоны документов, как это описано выше.
После того, как справочник услуг настроен и шаблоны документов приведены в соответствие с реальными данными вашей организации, можно приступать к работе.
Роли в конфигурации
По умолчанию, конфигурация “Выставление счетов” не имеет разделения по ролям - счета имеют возможность выписывать любые сотрудники.
Если есть необходимость ограничить доступ, то сделать это можно следующим образом:
- Ограничить доступ к аналитике “Услуги” - оставить его только для тех пользователей (Как разграничить доступ к аналитике между сотрудниками?), которые имеют право выписывать счета
- Ограничить доступ (Доступ к шаблонам документов) к шаблонам документов “Счет №” и “Акт №”.
Описание работы в конфигурации
1. Для того, чтобы распечатать счет, необходимо внести данные для него в задачу. Это может быть любая готовая задача, в которой идет работа с клиентом, или задача, специально созданная для выставления счета.
2. Документы “Счет №” и “Акт №” используют контрагента задачи - он подставляется в качестве Покупателя (Заказчика). Убедитесь, что в задаче выбран контрагент:
Табличная часть счета и акта берется из аналитик, прикрепленных к задаче.
Вы можете добавлять аналитики как в тело самой задачи при ее создании, так и отдельным действием к существующей задаче:
Создание документа: счет или акт
Для создания документа (счета или акта):
- убедитесь, что необходимые данные (контрагент и аналитики) добавлены в задачу
- создайте в этой задаче новое действие и выберите опцию прикрепления файла:
- Выберите вариант “Создать документ по шаблону” и нужный шаблон
- Сохраните действие
К задаче будет автоматически прикреплен документ, созданный по выбранному шаблону и наполненный данными из задачи:
Его можно просмотреть, скачать, отправить клиенту и т.п.
Нумерация документов
При добавлении документа конкретного типа (например, счета) в первый раз, система автоматически предложит для него номер 1.
Вы можете изменить этот номер на другой:
При добавлении следующего счета ПланФикс автоматически прибавит к этому номеру 1. Вы также сможете поменять его, если это будет необходимо.
Примечания:
- Можно в одном действии к задаче добавить аналитику и нужный документ, который будет создан по ней.
- Можно сразу отправить сгенерированный документ внешнему контакту (клиенту, подрядчику и т.п.). Для этого он должен быть подключен к задаче и его нужно выбрать в блоке “Уведомить об этом” в действии, в котором происходит генерация документа по шаблону.
- При генерации файла есть возможность выбрать формат PDF - это позволяет, в частности, отправлять клиенту счет сразу с подписью и печатью.
Для этого отсканированные изображения подписи и печати должны быть предварительно добавлены в файл шаблона документа.
- В табличную часть документа, создаваемого по шаблону, входят все аналитики, внесенные в эту задачу, даже если они были внесены в разное время в разных действиях.
Если вам нужно создать документ с данными аналитики только из одного конкретного действия, можно сделать это через меню дополнительных операций с действием:
- Одни и те же данные, внесенные в задачу, могут использоваться для генерации разных документов. Например, и счет, и акт выполненных работ могут использовать одну и ту же табличную часть (данные из аналитики) с перечнем оказанных услуг.
Таким образом вы можете по одной и той же задаче сгененировать счет и акт для клиента, ничего не добавляя в нее дополнительно.
Полезные ссылки