Обработка писем приходящих в завершенную задачу: различия между версиями
Artem (обсуждение | вклад) Нет описания правки |
Artem (обсуждение | вклад) Нет описания правки |
||
| Строка 13: | Строка 13: | ||
В отличие от обычной переписки по email, в ПланФиксе есть опция, которая решает эту проблему: [[Создавать новую задачу при ответе в | В отличие от обычной переписки по email, в ПланФиксе есть опция, которая решает эту проблему: [[Создавать новую задачу при ответе в неактивную задачу]]. Ее активация позволяет запустить процесс обработки новой заявки клиента "с чистого листа": | ||
*Ответ клиента становится новой задачей | *Ответ клиента становится новой задачей | ||
*При этом используются [[Правила создания задач по e-mail | правила обработки писем]] для того адреса ([[Виртуальные e-mail адреса | виртуального]] или [[Как поставить задачу по e-mail? | внутреннего адреса сотрудника]]), на который ранее пришло письмо, по которому была создана первоначальная (ныне завершенная) задача. | *При этом используются [[Правила создания задач по e-mail | правила обработки писем]] для того адреса ([[Виртуальные e-mail адреса | виртуального]] или [[Как поставить задачу по e-mail? | внутреннего адреса сотрудника]]), на который ранее пришло письмо, по которому была создана первоначальная (ныне завершенная) задача. | ||
| Строка 23: | Строка 23: | ||
== Полезно == | == Полезно == | ||
*К описанию создаваемой задачи добавляется ссылка на предыдущую (завершенную) задачу. Это помогает при необходимости восстановить ход общения и найти нужную информацию в истории переписки с этим клиентом. | *К описанию создаваемой задачи добавляется ссылка на предыдущую (завершенную) задачу. Это помогает при необходимости восстановить ход общения и найти нужную информацию в истории переписки с этим клиентом. | ||
*Если первоначальная задача была создана из письма, которое пришло сразу на несколько внутренних адресов сотрудников, то к ней были применены правила, настроенные для каждого из таких адресов. Аналогичная логика действует и при обработке писем, пришедших в завершенную задачу при активированной опции "Создавать новую задачу при ответе в | *Если первоначальная задача была создана из письма, которое пришло сразу на несколько внутренних адресов сотрудников, то к ней были применены правила, настроенные для каждого из таких адресов. Аналогичная логика действует и при обработке писем, пришедших в завершенную задачу при активированной опции "Создавать новую задачу при ответе в неактивную задачу". | ||
Версия от 07:09, 12 января 2022
В бизнес-практике достаточно часто встречается ситуация, когда клиент, с которым вы уже работали ранее, через некоторое время обращается к вам вновь и вместо того, чтобы написать новое письмо на обычный входящий адрес компании, находит старую переписку и пишет новый запрос в виде ответа на старое письмо. В ПланФиксе такое письмо по умолчанию становится новым комментарием в старой задаче, которая, скорее всего, к этому времени уже завершена.
Существует ряд обстоятельств, которые могут помешать своевременной обработке такого запроса клиента. Самые распространенные из них - исполнитель завершенной задачи выходной или находится в отпуске. Соответственно, если письмо клиента просто добавляется в завершенную задачу, об этом станет известно с опозданием, когда сотрудник выйдет на работу. В плохом варианте, письмо в принципе останется без ответа, так как исполнитель завершенной задачи уже не работает в компании.
В отличие от обычной переписки по email, в ПланФиксе есть опция, которая решает эту проблему: Создавать новую задачу при ответе в неактивную задачу. Ее активация позволяет запустить процесс обработки новой заявки клиента "с чистого листа":
- Ответ клиента становится новой задачей
- При этом используются правила обработки писем для того адреса ( виртуального или внутреннего адреса сотрудника), на который ранее пришло письмо, по которому была создана первоначальная (ныне завершенная) задача.
Эта логика покрывает наиболее распространенную ситуацию: вы можете получать письма клиентов и обрабатывать их, а если задача-заявка, созданная по письму, завершена, то следующее письмо клиента приводит к появлению новой заявки по стандартному для этого типа заявок сценарию.
Полезно
- К описанию создаваемой задачи добавляется ссылка на предыдущую (завершенную) задачу. Это помогает при необходимости восстановить ход общения и найти нужную информацию в истории переписки с этим клиентом.
- Если первоначальная задача была создана из письма, которое пришло сразу на несколько внутренних адресов сотрудников, то к ней были применены правила, настроенные для каждого из таких адресов. Аналогичная логика действует и при обработке писем, пришедших в завершенную задачу при активированной опции "Создавать новую задачу при ответе в неактивную задачу".