Настройка внешних почтовых адресов сотрудников: различия между версиями

Текущая версия от 14:16, 19 октября 2021

Письма внешним контактам могут отправляться двумя способами:

С личного (корпоративного) адреса электронной почты пользователя.
С общего для нескольких (или всех) пользователей адреса электронной почты компании.

ПланФикс предполагает использование либо первого, либо второго варианта. Если данные учетной записи почты настроены и на уровне компании, и на уровне конкретного сотрудника, то сработают настройки на уровне сотрудника. Это дает возможность в одном аккаунте для части сотрудников использовать общий почтовый ящик (настроив его на уровне компании), а для другой части – личные адреса e-mail (настроив их в личных карточках сотрудников).

Обратите внимание: в почтовом сервере должна быть включена возможность подключения по протоколу POP3.

Настройка внешних почтовых адресов сотрудников используется, если письма внешним контактам должны отправляться с личного (в том числе личного корпоративного) адреса пользователя.

Это наиболее распространенный вариант, так как он соответствует привычному для большинства компаний порядку, когда каждый сотрудник общается с внешними контактами от своего имени. Если вам нужно, чтобы несколько (или все) сотрудники общались с одного общего корпоративного адреса электронной почты, необходимо использовать настройку внешних адресов компании.

Настройка личного адреса сотрудника производится во вкладке Внешние адреса карточки сотрудника или в разделе Управление аккаунтом / Работа с e-mail / Исходящие сообщения / Внешние адреса сотрудников:

Выбрав нужного сотрудника, вы попадаете в список адресов, с которых он может отправлять свои сообщения из ПланФикса. По умолчанию, в списке пусто. Тут же есть возможность добавить внешний адрес:

Клик на кнопку Добавить внешний адрес вызывает окно настроек учетной записи электронной почты. В нем есть возможность выбрать настройки по умолчанию для одной из популярных почтовых служб или ввести данные другого (в том числе корпоративного) почтового сервера:

Обратите внимание

При активированной настройке Получать ответы на этот же адрес письма-ответы от клиента будут приходить на ваш адрес электронной почты и оттуда они посредством переадресации попадут в ПланФикс:

Помимо технических данных, необходимых для организации отправки email-сообщений через внешний почтовый сервер, в этом окне вы можете выбрать дополнительные опции. В том числе указать проекты, для которых будет использоваться этот адрес:

Настройка По умолчанию означает, что этот внешний адрес будет автоматически выбираться для указанных проектов тем пользователям, у которых есть к нему доступ.

Такой подход позволяет вести в одном аккаунте ПланФикса работу от лица нескольких компаний/брендов и выбирать, с какого адреса будут отправляться письма клиентам в рамках конкретного проекта.

Важно

Обязательно протестируйте внесенные настройки, нажав на кнопку Протестировать учетную запись. Если тест не проходит, сохранять эти изменения нельзя, иначе ПланФикс не сможет отправлять сообщения вашим контрагентам.

Если в используемом вами почтовом сервисе включена двухфакторная авторизация, может понадобиться пройти дополнительную процедуру подключения

Ошибка при отправке письма клиенту без доступа в Планфикс

Если при включении отправки почты через корпоративный адрес вы получаете сообщение об ошибке, прочтите внимательно текст ошибки. Как правило, ее возвращает ваш корпоративный сервер и текст ошибки содержит причину, по которой письмо не было отправлено или доставлено. Самые частые среди них мы привели на отдельной странице.

@@ Строка 1: / Строка 1: @@
-Этот вариант используется, если уведомления внешним контактам должны отправляться с личного (в том числе личного корпоративного) адреса пользователя.
+{{#seo:
+|title=Настройка внешних почтовых адресов сотрудников
+|titlemode=append
+|keywords=планфикс, email, письма, корпоративная почта, спам, Настройка внешних почтовых адресов сотрудников
+|description=Настройка внешних почтовых адресов сотрудников
+}}
-Это наиболее распространенный вариант, так как он соответствует привычному для большинства компаний порядку, когда каждый сотрудник общается с внешними контактами от своего имени. Если вам нужно, чтобы несколько (или все) сотрудники общались с одного общего корпоративного адреса электронной почты, необходимо использовать [[Настройка внешних почтовых адресов компании | настройку внешних адресов компании]].
+<div style="background:#ffbaba;padding:10px;border:1px solid #ff9b9b;"> Письма внешним контактам могут отправляться двумя способами:
+*С личного (корпоративного) адреса электронной почты пользователя.
+*С общего для нескольких (или всех) пользователей адреса электронной почты компании.
-Настройка личного адреса сотрудника производится в разделе '''Управление аккаунтом / Работа с e-mail / Исходящие сообщения / Внешние адреса сотрудников''':
+ПланФикс предполагает использование либо первого, либо второго варианта. Если данные учетной записи почты настроены и на уровне компании, и на уровне конкретного сотрудника, то сработают настройки на уровне сотрудника. Это дает возможность в одном аккаунте для части сотрудников использовать общий почтовый ящик (настроив его на уровне компании), а для другой части – личные адреса e-mail (настроив их в личных карточках сотрудников).
-https://p.pfx.so/pf/nW/Zin5XA.jpg
+*Обратите внимание: в почтовом сервере должна быть включена возможность подключения по протоколу POP3.
+</div>
-Выбрав нужного сотрудника, вы попадаете в список адресов, с которых он может отправлять свои сообщения из ПланФикса. По умолчанию, в списке пусто. Тут же есть возможность добавить внешний адрес:
+Настройка внешних почтовых адресов сотрудников используется, если письма внешним контактам должны отправляться с личного (в том числе личного корпоративного) адреса пользователя.
-https://p.pfx.so/pf/6u/lLDDNr.jpg
+Это наиболее распространенный вариант, так как он соответствует привычному для большинства компаний порядку, когда каждый сотрудник общается с внешними контактами от своего имени. Если вам нужно, чтобы несколько (или все) сотрудники общались с одного общего корпоративного адреса электронной почты, необходимо использовать [[Настройка внешних почтовых адресов компании | настройку внешних адресов компании]].
-Клик на кнопку '''Добавить внешний адрес''' вызывает окно настроек учетной записи электронной почты. В нем есть возможность выбрать настройки по умолчанию для одной из популярных почтовых служб или ввести данные другого (в том числе корпоративного) почтового сервера:
-https://p.pfx.so/pf/ud/puRf7J.jpg
+Настройка личного адреса сотрудника производится во вкладке '''Внешние адреса''' [[Страница пользователя | карточки сотрудника]] или в разделе '''Управление аккаунтом / Работа с e-mail / Исходящие сообщения / Внешние адреса сотрудников''':
+https://p.pfx.so/pf/iS/Ea1cnS.png
-Помимо технических данных, необходимых для организации отправки email-сообщений через внешний почтовый сервер, в этом окне вы можете выбрать дополнительные опции. В том числе указать проекты, для которых будет использоваться этот адрес:
-https://p.pfx.so/pf/l0/rumhfi.jpg
+Выбрав нужного сотрудника, вы попадаете в список адресов, с которых он может отправлять свои сообщения из ПланФикса. По умолчанию, в списке пусто. Тут же есть возможность добавить внешний адрес:
+https://p.pfx.so/pf/KU/nG8Umy.png
-Такой подход позволяет вести в одном аккаунте ПланФикса работу от лица нескольких компаний/брендов и выбирать, с какого адреса будут отправляться письма клиентам в рамках конкретного проекта.
+Клик на кнопку '''Добавить внешний адрес''' вызывает окно настроек учетной записи электронной почты. В нем есть возможность выбрать настройки по умолчанию для одной из популярных почтовых служб или ввести данные другого (в том числе корпоративного) почтового сервера:
-== Важно ==
+https://p.pfx.so/pf/eq/g1Lo1r.png
-*Обязательно протестируйте внесенные настройки, нажав на кнопку '''Протестировать учетную запись'''. Если тест не проходит, сохранять эти изменения нельзя, иначе ПланФикс не сможет отправлять сообщения вашим контрагентам.
-*Для настройки почтовой записи Gmail могут потребоваться [[Использование учетных записей почты Google | дополнительные действия]].
+== Обратите внимание ==
-== Дополнительная информация ==
+При активированной настройке '''Получать ответы на этот же адрес''' письма-ответы от клиента будут приходить на ваш адрес электронной почты и оттуда они посредством переадресации попадут в ПланФикс:
-*Существует альтернативный способ попасть в настройки внешних адресов электронной почты сотрудника - вкладка '''Внешние адреса сотрудников''', в его карточке пользователя:
-https://p.pfx.so/pf/4O/vjswc8.jpg
+https://p.pfx.so/pf/c9/EFgJef.png
-Работа в этой вкладке производится аналогичным описанному выше образом.
+Помимо технических данных, необходимых для организации отправки email-сообщений через внешний почтовый сервер, в этом окне вы можете выбрать дополнительные опции. В том числе указать проекты, для которых будет использоваться этот адрес:
-== Ошибка при отправке письма клиенту без доступа в Планфикс ==
+https://p.pfx.so/pf/l0/rumhfi.jpg
-Если при включении отправки почты через корпоративный адрес вы получаете сообщение об ошибке, прочтите внимательно текст ошибки. Как правило, ее возвращает ваш корпоративный сервер и текст ошибки содержит причину, по которой письмо не было отправлено или доставлено. Самые частые среди них:
-*'''451 4.7.1 Sorry, the service is currently unavailable. Please come back later.''': принимающий почтовый сервер не отвечает и возвращает такую ошибку, в этом случае Планфикс делает повторную попытку отправки.
-*'''535 – Incorrect authentication data''',
-*'''535.5.7.3 authentication unsuccessful''',
-*'''535 5.7.8 Error: authentication failed: Invalid user or password''': необходимо проверить данные в паре логин / пароль в настроенной учетной записи корпоративного сервера в Планфиксе.
-*'''535 Authentication failed. Please verify your account by going to https://e.mail.ru/login?email=mail@ab-cdef.ru''': это сообщение о том, что сервис Mail.ru просит подтверждение емайла. Т.е. необходимо пройти по указанному адресу из сообщения и залогиниться под адресом, указанным как внешний адрес в ПланФиксе. Вопросы по уточнению необходимости данной процедуры целесообразно адресовать сервису Mail.ru.
+Настройка '''По умолчанию''' означает, что этот внешний адрес будет автоматически выбираться для указанных проектов тем пользователям, у которых есть к нему доступ.
-*'''550 this message was classified as spam and may not be delivered''',
+Такой подход позволяет вести в одном аккаунте ПланФикса работу от лица нескольких компаний/брендов и выбирать, с какого адреса будут отправляться письма клиентам в рамках конкретного проекта.
-*'''550 spam message rejected''': принимающий почтовый сервер считает, что это спам-сообщение, если проблему не получается разрешить самостоятельно - рекомендуем обратиться в почтовый сервис, мы со своей сторону тут никак помочь не можем, к сожалению.
-*'''550 5.7.1 spf check failed''': на домене отправителя не настроена SPF-запись или ее настройки не соответствуют используемому почтовому серверу, вопрос надо решать на стороне используемого вами почтового сервера.
-*'''553 5.7.1 Sender address rejected: not owned by auth user''': эту ошибку возвращает ваш почтовый сервер, она означает: "Адрес отправителя отклонен, т.к. не принадлежит указанному пользователю". Вам необходимо указать в отправителе адрес реального почтового ящика на привязанном домене, для которого указываете логин-пароль.
+== Важно ==
+*Обязательно протестируйте внесенные настройки, нажав на кнопку '''Протестировать учетную запись'''. Если тест не проходит, сохранять эти изменения нельзя, иначе ПланФикс не сможет отправлять сообщения вашим контрагентам.
-*'''Could not connect to SMTP host'''
+*Если в используемом вами почтовом сервисе включена двухфакторная авторизация, может понадобиться пройти [[Активация внешнего почтового адреса при использовании двухфакторной авторизации | дополнительную процедуру подключения]]
-*'''Connection timed out''': в настройках вашей корпоративной почты неверно заданы данные в паре сервер / порт или неверно стоят галочки SSL/TLS - проверьте и исправьте пожалуйста.
-*'''Timed out while sending end of data - message may be sent more than once''': указанный сервер не ответил на запрос за отведенный для этого период ожидания ответа, обычно это означает, что с ним что-то не так: не работает вовсе или перегружен и работает нестабильно.
-*'''Cannot start TLS: handshake failure''': отправляющий сервер не отвечал, как правило, повторная отправка отрабатывает и отправляет письмо.
+== Ошибка при отправке письма клиенту без доступа в Планфикс ==
+Если при включении отправки почты через корпоративный адрес вы получаете сообщение об ошибке, прочтите внимательно текст ошибки. Как правило, ее возвращает ваш корпоративный сервер и текст ошибки содержит причину, по которой письмо не было отправлено или доставлено. Самые частые среди них мы привели на [[Ошибка при отправке письма клиенту | отдельной странице]].

Навигация

Перейти