Etichete de date și câmpuri personalizate: care sunt diferențele și cum le folosesc?
Etichetele de date și Custom fields au funcționalități similare, deci s-ar putea să vă întrebați care este diferența dintre cele două sau când ar trebui să utilizați una în locul celeilalte.
Diferențe de bază
Există două diferențe principale între etichetele de date și câmpurile personalizate:
1. O etichetă de date poate conține un set de câmpuri care sunt de tipuri diferite. Acest lucru vă permite să utilizați etichetele de date pentru a adăuga tipuri complexe de date. De exemplu, o linie a unei etichete de date poate conține data plății, totalul plății și descrierea plății. Acestea sunt trei tipuri diferite de câmpuri care sunt aduse împreună într-un punct de date unificat numit "Plată".
2. Orice număr de etichete de date poate fi adăugat la o sarcină. Acest lucru vă permite să utilizați etichetele de date pentru a urmări datele cumulative; în acest fel, etichetele de date vă oferă mai multe opțiuni pentru urmărirea datelor decât câmpurile personalizate (vezi exemplele din secțiunea următoare).
Cum le folosesc?
Custom fields sunt cel mai bine folosite pentru valorile care apar într-un obiect (sarcină, contact etc.) o singură dată și nu se acumulează în timp.
Exemple de utilizare a câmpurilor personalizate
- Adresa de livrare pentru o sarcină de comandă;
- Numele complet al unui șofer pe o scrisoare de transport;
- Bugetul alocat pentru o sarcină, în ore
Etichetele de date sunt de obicei utilizate atunci când aveți nevoie de urmărire cumulativă sau în cazurile în care trebuie să atașați mai multe blocuri cu date de același tip la o sarcină. Exemple de utilizare a etichetelor de date:
- Linii de comandă într-o sarcină de comandă (1 linie = 1 intrare de etichetă de date)
- Oprirea rutelor pe o scrisoare de transport
- Timpul real petrecut pe o sarcină, în ore (1 intrare de etichetă de date pentru fiecare perioadă de timp petrecută)
Vederea diferențelor într-un exemplu
Imaginați-vă că trebuie să urmăriți cheltuielile în sarcini. Puteți calcula acest lucru în două moduri diferite:
- Adăugarea unui câmp "Cheltuieli" la o sarcină
- Adăugarea unei etichete de date "Cheltuieli" la o sarcină
Cu toate că par similare, utilizarea unei etichete de date în acest caz este semnificativ mai utilă. Utilizând o etichetă de date "Cheltuieli" în sarcină, urmăriți automat cheltuielile în timpul lucrului la sarcină. În plus, dacă doriți să urmăriți valorile cumulate, tot ce trebuie să faceți este să adăugați o altă linie de etichetă de date "Cheltuieli". Este ușor să găsiți erori, în cazul în care apar, deoarece puteți vedea toate valorile "Cheltuieli" care au fost adăugate în timp și când au fost adăugate.
Dacă adăugați un câmp personalizat "Cheltuieli" la sarcină și doriți să fie cumulativ, trebuie să înlocuiți valoarea din câmp cu noua valoare cumulativă de fiecare dată când există cheltuieli noi de adăugat. În afară de faptul că este incomod dintr-o perspectivă pur tehnică, există o probabilitate nulă ca cineva să facă o greșeală la calcularea sau editarea datelor. Ar fi foarte dificil să identificați o astfel de eroare.
Utilizare comună
Un exemplu de utilizare comună a câmpurilor personalizate și a etichetelor de date este calcularea cheltuielilor planificate și reale pentru o sarcină:
- Cheltuielile planificate (sau un buget) pot fi introduse ca un câmp personalizat, deoarece este un număr precis care este convenit și introdus o singură dată.
- Are mai mult sens să introduceți cheltuielile reale ca etichetă de date, deoarece pot exista mai multe cheltuieli pe întreaga durată de viață a sarcinii și, în general, nu sunt introduse odată.
Rapoarte vă permit să creați o singură tabelă care afișează bugetul dintr-un câmp personalizat și cheltuielile din etichetele de date, împreună cu orice calcule dorite.