Importowanie kontaktów

Importowanie pozwala przesłać i zaktualizować Dane firm i kontaktów do Planfix z różnych źródeł.

Rozpocznij import kontaktów, klikając przycisk Import na panelu akcji w sekcji Kontakty:

Okno importu kontaktów zawiera trzy bloki, które opisano poniżej.

1. Prześlij plik z danymi kontaktów

Na tym etapie musisz wybrać istniejący plik zawierający dane kontaktów. Obsługiwane typy plików to CSV, XLS i XLSX oraz pliki Microsoft Project:

Przydatne

• Wskazówki dotyczące przygotowywania plików CSV do przesłania

Po przesłaniu pliku otworzą się sekcje konfigurowania importu.

2. Ustawienia importu

Na tym etapie najpierw musisz wybrać, co dokładnie będzie importowane: Kontakty czy Firmy. Decyduje o tym szablon, który można wybrać z listy:

Wskazówki:

• jeśli importujesz Firmę i jej Kontakty, najpierw musisz zaimportować Firmę, a następnie Kontakty, ponieważ kolumna Firma w imporcie Kontaktów musi zawierać nazwę istniejącej firmy;
• jeśli w imporcie Kontakt ma wskazaną Firmę, która nie istnieje w systemie, firma ta zostanie utworzona automatycznie podczas importu;
• konta testowe oraz konta z planami Free mają ograniczenie co do liczby kontaktów, które mogą być przechowywane w Planfix — importy będą brały to ograniczenie pod uwagę.

Następnie w ustawieniach importu należy wybrać jedną z opcji obsługi dopasowywania kontaktów już istniejących w systemie:

• Ignoruj istniejące kontakty. Gdy wybierzesz tę opcję, Planfix sprawdzi każdy kontakt z pliku pod kątem dopasowania do aktualnej listy kontaktów, aby zapobiec duplikatom. Jeśli dopasowanie zostanie znalezione, nowy kontakt nie zostanie dodany.
• Aktualizuj dane istniejących kontaktów podczas importu. To zalecana opcja — system sprawdzi każdy kontakt z pliku pod kątem dopasowania do istniejącego kontaktu i w przypadku wykrycia dopasowania spróbuje uzupełnić go danymi z pliku importu.
• Traktuj wszystkie kontakty jako nowe. Wybranie tej opcji spowoduje przesłanie wszystkich kontaktów z pliku bez dodatkowych kontroli. Ważne jest, aby pamiętać, że przy tej opcji system nie będzie sprawdzał istnienia kontaktów o tym samym adresie e-mail, numerze telefonu itp. Dlatego zalecamy używać tej opcji tylko wtedy, gdy masz pewność, że kontakty o identycznych danych nie istnieją w systemie — na przykład podczas wgrywania bazy kontaktów do pustego konta Planfix. W przeciwnym razie wybór tej opcji może prowadzić do powstania duplikatów, tj. wielu kart kontaktów o w pełni lub częściowo pokrywających się danych.

Gdy wybierzesz pierwszą lub drugą opcję, będziesz musiał również wskazać metodę, którą system użyje do określenia dopasowania między istniejącymi kontaktami a importowanymi:

Lista ta oferuje kilka opcji sprawdzania wykorzystujących zestawy pól, a także dowolne pola niestandardowe, które mogą zawierać „klucz” identyfikujący unikalność kontaktu.

3. Dane do importu

Ten blok wyświetla kilka wierszy z Twojego pliku importu. Musisz przypisać kolumny do pól kontaktu:

Dodatkowo

• Pola, które przypiszesz, pochodzą z szablonu Kontaktu lub Firmy, który wybierzesz;
• Musisz wybrać kolumnę pliku zawierającą nazwę kontaktu/firmy;
• Jeśli wartość w pierwszym wierszu kolumny odpowiada nazwie pola kontaktu w Planfix, kolumna i pole zostaną dopasowane automatycznie. Mając to na uwadze, możesz zautomatyzować dopasowywanie, tworząc pliki importu zgodnie z polami szablonu.

Po przypisaniu kolumn pliku do pól szablonu kontaktu należy kliknąć przycisk Start import. Podczas importu pojawi się okno pokazujące liczbę zaimportowanych kontaktów.

Ważne

• Przy imporcie pola Data i godzina dane muszą być wprowadzane w formacie dd-mm-yyyy mm:hh.
• Zamiast łącznika ("-") można użyć kropki (".") lub ukośnika ("/").
• Zamiast symbolu "-" można również zastosować "." (kropkę) lub "/" (ukośnik).
• Podczas importu z Microsoft Project do Planfix przenoszone są tylko linki i daty.

Przejdź do

• Kontakty
• Opis funkcji