Sending emails from external mailboxes
Planfix can send notifications from external email addresses. Mail account data can be configured at the level of the user's personal card and at the level of the whole account.
Setting in user's personal card
This option is used if notifications are to be sent from a personal (including personal corporative) user address. The setting is done in the user's personal card, "Work with e-mail" tab:
Activating the checkbox, you will be able to enter your mailbox data:
Setting for the whole account
In some cases, it is necessary that certain members of the account interact with the outside world through one email address and one universal signature is added for them. For example, this approach is often used in the organization of the support service - the user works with an impersonated operator and is not attached to specific employees.
It can be set in Account management. This can be done only by account owner. Checkbox Send outgoing mail via corporative server is in the Corporative server tab:
After it is activated, the fields for entering the data of the mail server and the account become available.
Important
- Testing settings is necessary, нажав на кнопку “Протестировать учетную запись”. Если тест не проходит, сохранять эти изменения нельзя, иначе ПланФикс не сможет отправлять сообщения вашим контрагентам.
- Для настройки почтовой записи Gmail могут потребоваться дополнительные действия
- Если данные учетной записи почты настроены и на уровне аккаунта, и на уровне конкретного пользователя, то сработают настройки на уровне пользователя. Это дает возможность в одном аккаунте для части сотрудников использовать общий почтовый ящик (настроив его на уровне аккаунта), а для другой части – личные адреса e-mail (настроив их в личных карточках сотрудников).
- Отправка писем с внешних почтовых ящиков возможна только для платных и премиум-аккаунтов. Пользователи на бесплатном пакете пользоваться этим функционалом не смогут, их письма будут отправляться с внутреннего почтового адреса в ПланФиксе.
- Для новых аккаунтов ПланФикса эти возможности будут доступны в течение пробного периода, так что они смогут протестировать их применение для своей ситуации. Если после окончания пробного периода аккаунт перейдет на бесплатный пакет, письма начнут отправляться с внутреннего почтового адреса в ПланФиксе.
- Указанные настройки влияют только на исходящую почту. Входящие сообщения должны перенаправляться на внутренний почтовый адрес в ПланФиксе. Подробнее об организации этой работы можно прочитать здесь.