Trimiterea e-mailurilor de la căsuțele poștale externă
Planfix poate trimite notificări prin email din adrese de email externe. Puteți configura aceste emailuri la nivel de utilizator (din adresa de email externă a unui angajat) sau la nivel de cont (din adresa de email externă a unei companii).
Această funcționalitate este folosită cel mai frecvent pentru a crea scenariul în care clienții, partenerii și/sau contractorii primesc emailuri de la adrese de companie sau personale, așa cum sunt obișnuiți, iar tot lucru se realizează în Planfix.
Configurarea adreselor de email externe
Configurarea se poate face în Administrare cont / Email / Mesaje de ieșire. Instrucțiuni detaliate pentru configurarea emailurilor pentru angajați și companii pot fi găsite aici:
- Setări adrese de e-mail externă pentru angajați
- Setări adrese de e-mail externă pentru companie
- Salvarea în „Trimise” când trimiteți e-mailuri dintr-o căsuță poștală externă
- Activarea unei adrese de e-mail externe când utilizați autentificarea cu doi factori
Folosirea mai multor adrese de email externe
- Când adăugați un proiect (sau proiecte) în setările unei adrese de email externă a companiei, asigurați comunicarea automată cu contactele externe din acea adresă pentru orice sarcină din oricare din proiectele listate:
- Să presupunem că un angajat are acces la mai multe adrese de email (adrese personale sau de serviciu) și aceste adrese sunt disponibile în proiectul în care lucrează. Când se adaugă un comentariu în Planfix pentru care un contact extern trebuie notificat, angajatul va putea selecta adresa de la care se trimite notificarea:
- Pentru a permite unui angajat cu acces la mai multe adrese de email să aleagă ce adresă să folosească la trimiterea notificării despre o sarcină nou creată (sau a unui email) către un contact extern, șablonul folosit pentru crearea acestui email trebuie să conțină câmpul sistem External email address. Dacă câmpul lipsește, va trebui să editați șablonul și să adăugați câmpul într-unul din câmpuri:
Important
- Dacă un cont de email este configurat atât la nivel de cont, cât și la nivel de utilizator, se vor aplica setările la nivelul utilizatorului. Acest lucru permite folosirea unei căsuțe generale pentru un grup de angajați dintr-un cont (prin setarea la nivel de cont) și a adreselor personale pentru un alt grup de angajați (prin setarea în fișele personale ale angajaților).
- Doar conturile plătite și premium pot trimite emailuri din căsuțe externe. Utilizatorii cu planuri gratuite nu pot folosi această funcționalitate. Emailurile lor vor fi trimise din adrese de email interne în Planfix.
- Aceste funcționalități vor fi disponibile pentru noile conturi Planfix pe durata perioadei de trial astfel încât noii utilizatori să le poată testa. Dacă un cont comută la un plan gratuit după perioada de trial, emailurile vor fi trimise din adrese de email interne în Planfix.
- Setările afectează doar mesajele de ieșire. Mesajele primite trebuie redirecționate către o adresă de email internă Planfix.
- Recomandăm adăugarea cel puțin a unei adrese de companie care nu este legată de un proiect specific, astfel încât emailurile către contactele externe din Planfix să fie trimise de pe această adresă dacă lucrați la proiecte fără o adresă definită pentru trimiterea mesajelor sau la sarcini fără proiect.
Emailurile ajung în dosarul spam al clientului
- Dacă trimiteți emailuri prin propriul server, serverul trebuie să îndeplinească cerințele impuse de furnizori de servicii de email populari pentru a împiedica marcarea mesajelor ca spam de către destinatar. Planfix nu are influență asupra acestui aspect.
- Asigurați-vă că serverul dumneavoastră are: un registru SPF și o semnătură DKIM.
Puteți verifica acest lucru folosind instrumentul Google (preferabil dacă Google furnizează căsuța poștală): Google CheckMX Tool.
Sau servicii similare, de exemplu ActiveCampaign DKIM SPF Check.
- Dacă serverul este deja folosit pentru trimitere de mesaje în masă, înregistrați-vă la postmaster.google.com pentru a verifica livrabilitatea și reputația domeniului dumneavoastră. Dacă există probleme și multe reclamații, abonați-vă la FBL (Feedback Loop) pentru a vedea reclamațiile.
Folosirea serviciilor de email tranzacționale
- Puteți folosi servicii de email tranzacționale care oferă SMTP API. Exemple de servicii: