Includes word with tag
Conditions of this type allow you to specify your own tags and process letters with them according to certain rules. Lokking similar to condition Includes text, work with tags gives more flexibility.
You can create your own set of tags, each of which will denote an object of a certain type, for example:
- If Message subject includes word with tag #, then Select project by word following the tag
- If Message subject includes word with tag ~, then Select assignee by word following the tag
- If Message subject includes word with tag %, then Set date of task finish by word following the tag
and so on
После этого Вы можете снабжать пересылаемые на специальный адрес ПланФикса письма установленными метками. ПланФикс будет анализировать метки и выставлять определенные Вами реквизиты для создаваемой задачи. При этом в правилах Вы определили только сами метки, а слова после них Вы можете указывать произвольно - главное чтобы ПланФикс смог четко идентифицировать объект, который Вы имели в виду.
К примеру представим, что Вы ввели эти правила и переслали письмо с меткой на свой адрес в ПланФиксе. Вот как они будут отрабатываться:
- #Энергоресурс - ПланФикс найдет проект, в названии которого есть слово "Энергоресурс" и создаст задачу в нем
- ~Васечкин - ПланФикс добавит в исполнители задачи сотрудника, имя или фамилия которого содержат слово "Васечкин"
- %21-12-2012 - ПланФикс установит дату завершения задачи на 21 декабря 2012 года
Главный плюс такого подхода : метка, заданная один раз, будет работать для всех объектов, в том числе и создаваемых в будущем. У Вас появился новый сотрудник по фамилии Лактионов - Вы можете сразу ставить ему задачи почтой, добавив в тему письма @Лактионов
Полезные советы
- Метка может иметь любую длину, не обязательно 1 символ. Это, в частности, позволяет задавать в качестве меток элементы форматирования писем из других систем, после которых находятся нужные вам данные.
- В правила с метками стоит добавлять дополнительное действие Удалить слово с меткой. Это как бы "подчищает" следы Вашей работы с метками, задача без них выглядит опрятнее.