Синхронізація з Microsoft Outlook Calendar

Матеріал з Planfix

В Planfix є інтеграція з Microsoft Outlook Calendar.

Налаштування

У заздалегідь створеному календарі Планувальника клікніть на три точки для виклику випадаючого меню і виберіть у ньому пункт «Редагувати»:

GyFL0m.png

У вікні, що з'явиться, перейдіть до «Інтеграції» і натисніть кнопку «Підключити»:

WVS5RE.png

Далі натисніть кнопку «Прийняти» у вікні з запитом від Planfix на управління подіями в календарі Outlook:

K4DEvf.png

Співробітники можуть синхронізувати свої завдання з загального календаря в Planfix зі своїм особистим Outlook Calendar. Для цього необхідно:

  • Щоб у календарі було вказано умову: «Виконавець» = Я.
  • Потім кожен співробітник повинен самостійно увімкнути синхронізацію календаря з Planfix зі своїм Outlook Calendar, як показано на зображеннях вище.

Використання синхронізації

Після встановлення зв'язку, додані в Planfix завдання будуть відображатися в Outlook Calendar, а додані в Outlook Calendar події опиняться в Planfix.

Те ж стосується і зміни строків і тривалості завдань/подій.

Нові події з'являються в Outlook-календарі практично відразу. При прив'язці Outlook-календаря в нього відправляються події на будь-який строк в межах кількості в 300 подій.

Події на наступний тиждень відправляються раз на добу за дотримання таких умов:

  • по них не було змін у Planfix;
  • в попередній тиждень подій було більше 300.

Завдання, створені в Outlook Calendar будуть створюватися в Planfix з тими параметрами, які вказані в синхронізованому списку Планувальника:

3US3pf.png

Важливо

  • Увімкнувши синхронізацію з Outlook Calendar, не змінюйте налаштування у вкладці Параметри календаря Planfix. Якщо ви внесете зміни, в Outlook Calendar буде створено новий календар, оскільки в старий почнуть потрапляти не ті завдання. Щоб такого не відбувалося, один раз налаштуйте календар у Planfix, увімкніть синхронізацію і більше не змінюйте параметри.
  • При синхронізації з Planfix в Outlook Calendar додається окремий календар, тому події потрібно додавати в цей календар, а не в стандартний, в який вони потрапляють за замовчуванням.
  • Для кожного списку Планувальника Planfix можна створити свій календар в Outlook.
  • Календар можна вибирати кожного разу при створенні події:
Gbfljl.png

Зверніть увагу

  • Експорт здійснюється в один акаунт Microsoft.
  • При видаленні завдання з Outlook Calendar воно буде видалено в Planfix. Ця можливість доступна тільки для платних і преміум-акаунтів.
  • Outlook Calendar встановлює ліміти на кількість операцій по синхронізації. У разі їх перевищення відбувається автоматичне відключення синхронізації фільтра, який це викликав.
  • Нагадування між Planfix і Outlook Calendar не синхронізуються.
  • Постановником завдання, створюваного з Календаря, стає той співробітник, хто налаштовував інтеграцію, незалежно від того, чия пошта використовувалася для інтеграції.
  • Зроблені в Outlook Calendar зміни в назвах завдань відправляються в Planfix. Але це правило не працює для завдань, створених в рамках проєкту, оскільки Outlook Calendar не підтримує роботу з ними:

bWnV6f.png

  • При синхронізації з Outlook-календарем діють такі правила передачі часу:
    • Якщо ви використовуєте Календар повний, передаються дати завдання і дати аналітики — тобто в Outlook-календарі будуть створені дві події.
    • Якщо ви використовуєте Календар погодинний, передаються тільки дати аналітики — в Outlook-календарі буде створено одну подію.

Перейти