Конфигурация «Учет доходов и расходов»
Конфигурация «Учет доходов и расходов» позволяет вносить в ПланФикс информацию по доходам и расходам организации в разбивке по настраиваемым статьям. И затем анализировать её в различных разрезах.
Первые шаги после установки
Описанные шаги должен сделать администратор аккаунта до начала работы пользователей в конфигурации.
Заполнение справочника “Виды доходов/расходов”
Для этого:
- заходите в справочник (Главное меню / Справочники / Виды доходов/расходов);
- удаляете записи, которые добавлены в него по умолчанию для примера
- добавляете записи с названиями статей доходов и расходов, принятых в вашей организации
Примечания:
- если вы не можете сразу вспомнить все статьи доходов и расходов, это не страшно - справочник можно пополнять в ходе работы
- справочник разбит на две большие группы, Доходы и Расходы, но это деление условно - вы можете как добавлять свои группы, так и удалять имеющиеся
Роли в конфигурации
По умолчанию, конфигурация “Учет доходов и расходов” не имеет разделения по ролям - вносить данные по доходам и расходам имеют возможность любые сотрудники; каждый сотрудник может видеть свод доходов и расходов по задачам, к которым имеет доступ.
Если есть необходимость ограничить доступ, то сделать это можно следующим образом:
- Наиболее радикальный способ: ограничить доступ к аналитикам “Доходы” и “Расходы” (Как разграничить доступ к аналитике между сотрудниками?) - оставить его только для тех пользователей, которые имеют право вносить и просматривать эти данные. Тогда остальные пользователи в принципе не увидят эти данные.
- Если есть необходимость ограничить возможность изменять структуру статей доходов и расходов (вносить новые записи, редактировать и удалять имеющиеся), это нужно сделать на уровне настроек доступа к записям справочника “Виды доходов/расходов” (Настройка доступа к справочнику)
- Также можно ограничить доступ сотрудников к отчету “Отчет: доходы и расходы” (Как настроить доступ сотрудников к разным отчетам?), тогда они не смогут увидеть в нем сводные данные по доступным им задачам и аналитикам.
Ввод данных
- Для того, чтобы внести в систему информацию о полученном доходе или понесенных расходах, необходимо добавить аналитику “Доходы” или “Расходы” к любой задаче.
- Лучше всего добавлять аналитики непосредственно в те задачи, в рамках которых были получены доходы или понесены расходы - это даст дополнительный срез информации для отчетов.
- Вы также можете создавать специальные задачи для нужд учета, например задачу “Расходы на доставку товара” или “Доходы от мелкого ремонта”
При внесении аналитики, в тексте действия можно указать дополнительные пояснения по операции:
Работа с отчетом
- Просмотр данных, внесенных при помощи аналитик “Доходы” и “Расходы” производится при помощи отчета “Отчет:доходы и расходы”
- По умолчанию в отчете отображаются данные из всех незавершенных задач. Вы можете отрегулировать параметры отбора данных для отчета, убрав или добавив условия:
- В отчете выводятся данные по доходам и расходам в разрезе проектов и задач. Вы можете изменять стандартный отчет или создавать на его основе другие отчеты (Отчеты), отбирающие данные из этих же аналитик и отображающие их в разных разрезах.
- Выпуская отчет за определенный период времени (например, месяц), вы дополнительно можете видеть общую картину доходов, расходов и разницы между ними за этот период.