Шаблоны документов
Шаблон документа – это файл в формате Microsoft Excel или Microsoft Word, в котором вы можете использовать поля из задач и аналитик ПланФикса. Когда по шаблону формируется документ, в эти поля автоматически подставляются значения из текущей задачи – и вы получаете готовый документ с нужными данными, который сразу прикрепляется к задаче.
Создание шаблона документа
- Шаблоны документа создаются во внешних редакторах, поддерживающих работу с файлами Microsoft Excel или Microsoft Word.
- Список переменных, содержащих данные задач, аналитик и других сущностей ПланФикса, которые можно использовать в шаблонах, доступен в разделе Документы / Шаблоны документов:
- Для начала использования, готовый шаблон необходимо загрузить в ПланФикс. Это можно сделать в разделе Документы / Шаблоны документов:
Работа с шаблонами документов
- По готовому шаблону можно создать документ, который будет содержать данные из задачи и сразу прикрепится к ней. Создание документа по шаблону происходит в интерфейсе добавления файла к задаче:
или же в интерфейсе автоматического сценария:
- При создании документа по шаблону есть возможность:
- выбрать формат итогового файла, который будет прикреплен к задаче;
- изменить номер документа (он автоматически увеличивается на 1 при каждом новом формировании, но иногда нужно перескочить на другую нумерацию);
- изменить дату документа (если это необходимо).
Задание имени документа, созданного по шаблону
В имени создаваемого по шаблону документа можно использовать различные переменные, их список можно открыть кликом по данному значку:
С их помощью составляется имя файла любой степени сложности:
При создании документа в название создаваемого файла подставятся реальные значения указанных переменных:
Указание типа файла
В шаблоне можно указать тип, который будет присваиваться создаваемому файлу по умолчанию:
После этого документ будет создаваться согласно указанному типу, если при создании не указать иной тип вручную:
Полезные приемы при создании шаблонов
- Если при создании документа по шаблону вы используете аналитику, и предполагается, что документ будет расти по высоте, то для того, чтоб используемая в шаблоне документа картинка с печатью или подписью также сдвигалась, пропорционально добавленным строкам аналитики, а не оставалась на месте, необходимо:
- Создать системное поле типа файл
- Поместить в это поле картинку печати
- В шаблоне документа использовать для печати соответствующую переменную по этому полю.
Полезные ссылки