Отправка писем с внешнего почтового ящика
ПланФикс может отправлять уведомления по почте с внешних адресов e-mail. Настройка данных почтовой записи возможна на уровне личной карточки пользователя и на уровне всего аккаунта.
Настройка в личной карточке пользователя
Этот вариант используется, если уведомления должны отправляться с личного (в том числе личного корпоративного) адреса пользователя. Настройка производится в личной карточке пользователя, вкладка Работа с e-mail:
Активировав чекбокс, вы получаете возможность внести данные своего почтового ящика:
Настройка на уровне аккаунта
В некоторых случаях нужно, чтобы определенные сотрудники аккаунта взаимодействовали с внешним миром через один адрес электронной почты. Например, часто такой подход используется при организации работы службы поддержки – пользователь работает с обезличенным оператором и не привязан к конкретным сотрудникам.
Такая настройка производится в управлении аккаунтом. Сделать это может только его владелец. На вкладке Работа с e-mail расположен чекбокс Отправлять исходящие почтовые сообщения через корпоративный сервер:
После его активации становятся доступны поля для ввода данных почтового сервера и учетной записи.
Важно
- Обязательно протестируйте внесенные настройки, нажав на кнопку “Протестировать учетную запись”. Если тест не проходит, сохранять эти изменения нельзя, иначе ПланФикс не сможет отправлять сообщения вашим контрагентам.
- Для настройки почтовой записи Gmail могут потребоваться дополнительные действия
- Если данные учетной записи почты настроены и на уровне аккаунта, и на уровне конкретного пользователя, то сработают настройки на уровне пользователя. Это дает возможность в одном аккаунте для части сотрудников использовать общий почтовый ящик (настроив его на уровне аккаунта), а для другой части – личные адреса e-mail (настроив их в личных карточках сотрудников).
- Отправка писем с внешних почтовых ящиков возможна только для платных и премиум-аккаунтов. Пользователи на бесплатном пакете пользоваться этим функционалом не смогут, их письма будут отправляться с внутреннего почтового адреса в ПланФиксе.
- Для новых аккаунтов ПланФикса эти возможности будут доступны в течение пробного периода, так что они смогут протестировать их применение для своей ситуации. Если после окончания пробного периода аккаунт перейдет на бесплатный пакет, письма начнут отправляться с внутреннего почтового адреса в ПланФиксе.
- Указанные настройки влияют только на исходящую почту. Входящие сообщения должны перенаправляться на внутренний почтовый адрес в ПланФиксе. Подробнее об организации этой работы можно прочитать здесь.
Попадание писем в спам у клиента
- Если вы отправляете письма через свой сервер, то для того, чтобы они не попадали в спам, сервер должен соответствовать требованиям, предъявляемым популярными почтовыми серверами. ПланФикс никак не влияет на это в таком случае.
- Проверьте, что у сервера: есть SPF запись, есть DKIM подпись.
- Если сервер уже используется для рассылки почты: зарегистрируйтесь на postmaster.mail.ru и посмотрите на доставляемость и репутацию домена. Если с ней есть проблемы и много жалоб - подпишитесь на FBL и посмотрите, на что жалуются. Аналогично для postmaster.google.com