Идеология использования пользовательских полей
Существует два наиболее распространенных сценария работы с кастомными полями.
Сценарий 1
Возникает, когда необходимо во все задачи аккаунта ввести дополнительное поле. Например, часто используется такой параметр как "стоимость задачи" - т.е. сумма в деньгах или баллах, которая начисляется исполнителю задачи за ее выполнение. В стандартных реквизитах задачи ПланФикса такого поля нет, но его легко добавить самостоятельно. Порядок действий следующий:
- В основной шаблон задачи по умолчанию добавляется новое поле "Стоимость задачи".
- Поле появляется во всех задачах аккаунта, как существующих, так и вновь создаваемых.
- Так как кастомное поле можно использовать в отчетах, несложно сделать отчет, в котором будут выводиться задачи, завершенные сотрудником в этом месяце, а также их стоимость. Выводимая в отчете сумма по столбцу "Стоимость задачи" будет являться основанием для начисления ему заработной платы.
Сценарий 2
Используется в случаях, когда в одном аккаунте ПланФикса происходит работа с разными по сути задачами или бизнес-процессами. Например, если наряду с обычными внутрикорпоративными задачами, при помощи ПланФикса производится сбор и отработка заявок клиентов. Для того, чтобы использовать всю мощь инструментария ПланФикса для работы с заявками, настраиваем для них отдельный шаблон:
- Создаем новый шаблон под названием "Заявка клиента"
- Добавляем в него нужные поля, характеризующие заявку (тип и размеры заказываемого изделия, вид заказанной услуги, адрес доставки и т.п., в зависимости от деятельности компании).
- Создавая задачи по готовому шаблону, сотрудники получают возможность заполнять данными дополнительные поля заявки.
- В дальнейшей работе задачи-заявки могут отбираться по сложным условиям при помощи фильтров, выводиться в отчетах и списках Планировщика.
- При этом обычные задачи, созданные по стандартному шаблону, не будут мешаться с задачами заявками
Этот подход позволяет одновременно работать в одном аккаунте ПланФикса с разными по сути бизнес-процессами, используя общий инструментарий системы и разделяя задачи по отдельным веткам.
Примечание
Кастомное поле, созданное в ПланФиксе, автоматически добавляется во все задачи. По умолчанию кастомное поле скрыто. В задачах, которые подразумевают использование данного поля, настраивается его отображение в одной из панелей карточки задачи. Это позволяет видеть данное поле в этих задачах и работать с ним, как с обычным полем.
Следствие: т.к. физически поле присутствует во всех задачах аккаунта, то возможна ситуация, когда в поле хранятся данные, но при этом в карточке они не отображаются. Например, поле отображалось в карточке задачи, туда были внесены данные, а затем поле было скрыто. Это нужно учитывать, т.к. такие задачи могут отбираться фильтрами. выводиться в отчетах и попадать в прочие выборки по скрытому полю.