Настройка внешних почтовых адресов компании
Этот вариант используется, если уведомления внешним контактам должны отправляться с одного, общего для нескольких (или всех) сотрудников адреса электронной почты компании. Как правило, такой подход используется для организации работы службы поддержки, где операторы обезличены и общаются с клиентами от лица своей организации.
Если вам нужно, чтобы каждый сотрудник общался с внешними контактами со своего персонального (в том числе персонального корпоративного) адреса электронной почты, необходимо использовать настройку внешних адресов сотрудников.
Настройка внешних адресов компании производится в разделе Управление аккаунтом / Работа с e-mail / Исходящие сообщения / Внешние адреса компании:
Выбрав этот пункт, вы попадаете в список адресов, с которых компания может отправлять свои сообщения из ПланФикса. По умолчанию, в списке пусто. Тут же есть возможность добавить внешний адрес:
Клик на кнопку Добавить внешний адрес вызывает окно настроек учетной записи электронной почты. В нем есть возможность выбрать настройки по умолчанию для одной из популярных почтовых служб или ввести данные другого (в том числе корпоративного) почтового сервера:
Помимо технических данных, необходимых для организации отправки email-сообщений через внешний почтовый сервер, в этом окне вы можете выбрать дополнительные опции.
В частности, вы можете ограничить доступ к созданному адресу, предоставив его только выбранным сотрудникам и группам:
Важно
- Обязательно протестируйте внесенные настройки, нажав на кнопку Протестировать учетную запись. Если тест не проходит, сохранять эти изменения нельзя, иначе ПланФикс не сможет отправлять сообщения вашим контрагентам.
- Для настройки почтовой записи Gmail могут потребоваться дополнительные действия.
Использование внешних email-адресов компании
В насттройках e-mail адреса компании вы можете указать проекты, для которых будет использоваться этот адрес:
Такой подход позволяет вести в одном аккаунте ПланФикса работу от лица нескольких компаний/брендов и выбирать, с какого адреса будут отправляться письма клиентам в рамках конкретного проекта. В других проектах адрес будет недоступен для выбора, чтобы снять возможность отправки с него в результате человеческого фактора.
Если не указывать проекты, для которых доступен этот адрес, он будет доступен во всех проектах. Выбрать адрес, с которого будет осуществляться отправка письма внешнему контакту, можно при добавлении действий:
