Управление сделками

Конфигурация позволяет управлять сделками от момента возникновения лида (потенциального клиента) до момента завершения сделки (совершения продажи).

Установка конфигурации

Инструкция по установке конфигурации

Состав конфигурации

Тип объекта	Название	Описание
Набор статусов	Сделка	Содержит перечень статусов, которые принимает сделка в ходе своего жизненного цикла, и правила перехода между ними
Шаблон задачи	Сделка	Служит для создания задач-сделок
Шаблон задачи	Активность по сделке	Служит для создания подзадач, позволяющих планировать активность для успешного завершения задач-сделок
Поле	Бюджет	Используется в шаблоне задачи "Сделка"
Поле	Сделка завершена	Используется в шаблоне задачи "Сделка"
Поле	Тип события	Используется в шаблоне задачи "Активность по сделке"

Идеология управления сделками

В данной конфигурации применяется следующая идеология управления сделками:

• Лид (потенциальный клиент) представляет собой сочетание Контакта и Задачи-сделки, в которой этот контакт выступает контрагентом. При этом:
  • Если на первом этапе у нас нет информации о потребности клиента, он вносится как Контакт и в процессе обработки этого лида создается задача-сделка.
  • Если у нас сразу есть информация о потребности клиента, то задача-сделка создается одновременно с созданием Контакта.
• Информация о лидах попадает в систему разными способами:
  • вносится вручную (например, в ходе визита клиента в офис, телефонного разговора, обработки визитных карточек посетителей выставки и т.п.)
  • приходит в виде письма-заявки по e-mail
  • поступает с сайта или landing page посредством механизма универсальной интеграции
• Каждому лиду назначается менеджер, который отвечает за его доведение до успешной сделки
• Для достижения успешного результата, менеджер планирует различные активности по сделке: звонки, встречи и так далее
• На каждом этапе, кроме завершающих у сделки обязательно должна быть запланирована следующая активность - это гарантирует, что менеджер про нее не забудет
• В ходе проведения активностей, сделка постепенно продвигается по настроенным для нее этапам (статусам) и достигает одного из завершающих этапов (Успешное завершение / Сделка не удалась).

Первые шаги после установки

Описанные шаги должен сделать администратор аккаунта до начала работы пользователей в конфигурации.

Настройка набора статусов “Сделка”

Для этого:

• заходите в редактирование набора статусов (Главное меню / Кастомизация / Наборы статусов / Сделка);
• оцениваете набор статусов, добавленных в систему по умолчанию, на предмет соответствия принятому в вашей организации
• при необходимости, изменяете его, для чего:
  • в первую очередь стараетесь изменить названия статусов, которые добавлены в него по умолчанию - это позволит минимизировать изменения в планировщике
  • если имеющихся статусов недостаточно, добавляете новые статусы и включаете их в набор
  • настраиваете правила перехода между статусами
• Важно: не удаляйте из набора статус Завершенная - он обязательно должен присутствовать для последующего контроля в планировщике и отчетах

Настройка планировщика “Управление сделками”

1. В первом столбце планировщика (Необработанные лиды) по умолчанию отображаются все контакты аккаунта, у которых нет задач, созданных по шаблону "Сделка". Подразумевается, что попавший в этот столбец контакт нужно взять в работу и завести по нему сделку - соответственно, в идеале в этом столбце должно быть всегда пусто, это будет говорить о том, что все входящие контакты находятся в процессе обработки.

Но если вы уже успели накопить или импортировать базу своих контактов и далеко не по всем из них нужно заводить сделки, то необходимо настроить это добавлением дополнительных условий в параметры отбора:

Например:

• вы можете использовать условие "Группа = Клиент" (или создать отдельную группу контактов для этой цели)
• вы можете создать отдельное поле (признак) в шаблоне контакта, которое будет отвечать за появление контакта в этом списке, и настроить условие отбора по значению в этом поле.

2. По умолчанию, в первом столбце отображаются контакты (физические лица), а не компании. Если вам необходимо видеть там компании, а также при быстром создании в этом столбце создавать компанию, а не контакт, измените условие "Является контактом" на "Является компанией":

3. Если Вы внесли изменения в набор статусов "Сделка", необходимо привести в соответствие с этими изменениями планировщик "Управление сделками". Для этого:

• Заходите в планировщик (Главное меню / Планировщик / Управление сделками)
• Переименовываете заголовки столбцов в соответствии с измененными названиями статусов
• Если были добавлены новые статусы, для каждого из них необходимо создать новый список (столбец планировщика). Удобнее всего это сделать копированием соседнего с ним списка:
  • Нажимаете на заголовок списка, за которым должен идти создаваемый вами список (за исключением списка "Необработанные лиды", его копировать не стоит, т.к. он имеет другую структуру)
  • В появившемся окне внизу нажимаете "Создать копию"
  • Справа от него появляется новый список, названия которого начинается со слова "Копия"
  • Нажимаете на его заголовок
  • В появившемся окне настроек изменяете название и статус отбора задач - приводите их в соответствие с добавленным вами статусом, отсутствующем в планировщике
  • Сохраняете изменения
• При необходимости, порядок расположения списков в планировщике можно изменить, перетягивая их за заголовок на нужное место

Роли в конфигурации

По умолчанию, конфигурация “Управление сделками” не имеет разделения по ролям - вносить данные по сделкам имеют возможность любые сотрудники. При этом каждый сотрудник будет видеть данные только по сделкам, к которым имеет доступ.

Если есть необходимость ограничить доступ к возможности создавать сделки и управлять ими, то сделать это можно следующим образом:

• Ограничить доступ к шаблонам задач "Сделка" и "Активность по сделке". Для этого необходимо перейти в Главное меню / Задачи / Шаблоны, зайти в нужный шаблон и изменить доступ к нему:

• Ограничить доступ к планировщику "Управление сделками":

Работа в конфигурации

Основная работа происходит в планировщике "Управление сделками".

Ввод нового контакта

Если необходимо вручную ввести в систему новый контакт, то это можно сделать, внеся его имя в поле быстрого добавления контакта в списке "Необработанные лиды":

Кликнув по появившейся после этого карточке контакта, можно внести в нее дополнительные данные.

Ввод новой сделки

Новые сделки могут появляться в системе автоматически (см. раздел "Идеология управления сделками" выше). Если необходимо внести новую сделку вручную, то это можно сделать одним из способов:

• перетащить контакт из списка "Необработанные лиды" на столбец с нужным статусом создаваемой сделки - появится окно, в котором можно будет задать дополнительные параметры сделки:

• создать сделку в поле быстрого добавления в соответствующем списке:

Планирование активности по сделке

Для того, чтобы запланировать очередную активность по сделке, нажмите на карточку сделки и добавьте к ней подзадачу:

Созданная подзадача-активность будет отображена в карточке в виде пункта чек-листа:

Примечание: Все задачи-активности будут отображаться в других разделах ПланФикса, в том числе в стандартном планировщике "Ежедневник" с распределением по дням, на которые запланирована эта активность. Это позволяет менеджеру всегда видеть планируемые действия не только в разрезе сделки, но и все запланированные на день/неделю и т.д. действия по всем сделкам.

Продвижение сделки по статусам

Перевод сделки из статуса в статус может быть произведен в карточке сделки или простым перетаскиванием ее в нужный столбец:

Завершение сделки

Финальный статус любой сделки - Завершенная. Отличие успешно завершенной сделки от сделки, которую не удалось заключить, заключается в значении кастомного поля "Сделка завершена". Для того, чтобы показать, что сделка завершена успешно, его нужно установить в "Успешно". Для неудачной сделки - в "Не успешно":

При перетаскивании карточки сделки в один из финальных списков Успешное завершение / Сделка не удалась, соответствующее значение этого поля будет выставлено автоматически.

Перейти

• Конфигурации