Синхронизация с Microsoft Outlook Calendar

В ПланФиксе можно синхронизировать календарные данные с Microsoft Outlook Calendar.

Настройка

В заранее созданном календаре Планировщика кликните на три точки для вызова выпадающего меню и выберите в нём пункт «Редактировать»:

В появившемся окне перейдите в «Интеграции» и нажмите кнопку «Подключить»:

Далее нажмите кнопку «Разрешить» в окошке с запросом от ПланФикса на управление событиями в календаре Outlook:

Сотрудники могут синхронизировать свои задачи из общего календаря в ПланФиксе со своим личным Outlook Calendar. Для этого необходимо:

• Чтобы в календаре было указано условие: «Исполнитель» = Я.
• Затем каждый сотрудник должен самостоятельно включить синхронизацию календаря из ПланФикса со своим Outlook Calendar, как показано на картинках выше.

Использование синхронизации

После установления связи, добавленные в ПланФиксе задачи будут отображаться в Outlook Calendar, а добавленные в Outlook Calendar мероприятия окажутся в ПланФиксе.

То же касается и изменения сроков и продолжительности задач/мероприятий.

Новые события появляются в Outlook-календаре практически сразу. При привязке Outlook-календаря в него отправляются события на любой срок в пределах количества в 300 событий.

События на следующую неделю отправляются раз в сутки при соблюдении следующих условий:

• по ним не было изменений в ПланФиксе;
• в предыдущую неделю событий было больше 300.

Задачи, созданные в Outlook Calendar будут создаваться в ПланФиксе с теми параметрами, которые указаны в синхронизированном списке Планировщика:

Важно

• Включив синхронизацию с Outlook Calendar, не изменяйте настройки во вкладке Параметры календаря ПланФикса. Если вы внесёте изменения, в Outlook Calendar будет создан новый календарь, т.к. в старый начнут попадать не те задачи. Чтобы такого не происходило, один раз настройте календарь в ПланФиксе, включите синхронизацию и больше не меняйте параметры.
• При синхронизации с ПланФиксом в Outlook Calendar добавляется отдельный календарь, поэтому события нужно добавлять в этот календарь, а не в стандартный, в который они попадают по умолчанию.
• Для каждого списка Планировщика ПланФикса можно создать свой календарь в Outlook.
• Календарь можно выбирать каждый раз при создании события:

Обратите внимание

• Экспорт производится в один аккаунт Microsoft.
• При удалении задачи из Outlook Calendar она будет удалена в ПланФиксе. Данная возможность доступна только для платных и премиум-аккаунтов.
• Outlook Calendar устанавливает лимиты на количество операций по синхронизации. В случае их превышения происходит автоматическое отключение синхронизации фильтра, который это вызвал.
• Напоминания между ПланФиксом и Outlook Calendar не синхронизируются.
• Постановщиком задачи, создаваемой из Календаря, становится тот сотрудник, кто настраивал интеграцию, независимо от того, чья почта использовалась для интеграции.
• Сделанные в Outlook Calendar изменения в названиях задач отправляются в ПланФикс. Но это правило не работает для задач, созданных в рамках проекта, так как Outlook Calendar не поддерживает работу с ними:

• При синхронизации с Outlook-календарем работают следующие правила передачи времени:
  • Если вы используете Календарь полный, передаются даты задачи и даты аналитики — то есть в Outlook-календаре будут созданы два события.
  • Если вы используете Календарь почасовой, передаются только даты аналитики — в Outlook-календаре будет создано одно событие.

Перейти

• Интеграции