Работа в конфигурации Учет услуг

Текущая работа в конфигурации Учет услуг заключается в добавлении данных об оказываемых услугах в задачи и формировании на их основании нужных документов.

Формирование документов

• Ввод данных об услугах
• Создание документа
• Новый шаблон документа
• Нумерация документов
• Полезные ссылки

Ввод данных об услугах

Для того, чтобы распечатать счет или акт выполненных работ, необходимо внести данные для него в задачу. Это может быть любая существующая задача, в которой идет работа с клиентом, или задача, специально созданная для выставления счета.

Шаблоны документов, входящие в состав конфигурации, используют контрагента задачи — он подставляется в качестве Покупателя (Заказчика). Убедитесь, что в задаче указан контрагент:

Табличная часть счета и акта берется из входящей в состав конфигурации аналитики Услуга, прикрепленной к задаче. Соответственно, вам необходимо добавить к задаче столько записей этой аналитики, сколько строк должно быть в итоговом документе.

• Вы можете добавлять аналитику как в тело самой задачи при ее создании:

• Так и отдельным действием к существующей задаче:

• Выберите из списка аналитику Услуга:

• Добавьте нужное количество записей аналитики, по одной записи для каждой услуги:

• Сохраните введенные данные.

Создание документа

Для создания документа (счета или акта):

• Убедитесь, что необходимые данные (контрагент и аналитики) добавлены в задачу.
• Добавьте к задаче новый файл (пиктограмма с изображением скрепки) и выберите опцию создания документа по шаблону:

• Выберите нужный шаблон:

• При необходимости откорректируйте номер и дату документа:

• Сохраните действие. К задаче будет автоматически прикреплен документ, созданный по выбранному шаблону и наполненный данными из задачи:

Его можно просмотреть, скачать, распечатать, отправить клиенту и т.п.

Примечания:

• При создании задачи или комментария можно одновременно добавить аналитику и создать документ:

• Вы можете сразу отправить документ клиенту или подрядчику, которому он предназначен. Для этого:
  • если документ создается при создании задачи:
    • укажите клиента в роли исполнителя этой задачи (у клиента должен быть указан email);
    • дайте задаче название, которое станет темой письма клиенту;
    • в описании задачи изложите сопроводительный текст, адресованный клиенту;
    • добавьте аналитику и документ, создаваемый по нужному шаблону.

В итоге клиент получит письмо с приложенным к нему документом. Его ответ на это письмо попадет в задачу в виде нового комментария и вы сможете продолжить с ним переписку прямо из ПланФикса.

• • если документ создается при написании комментария:
    • отметьте клиента в блоке "Уведомить"
    • в тексте комментария напишите обращение к клиенту, которое станет текстом письма;
    • прикрепите к комментарию аналитику и документ, создаваемый по нужному шаблону:

В итоге клиент получит письмо с темой, соответствующей названию задачи, в которой вы добавили комментарий, с приложенным к нему документом. Его ответ на это письмо попадет в задачу в виде нового комментария и вы сможете продолжить с ним переписку прямо из ПланФикса.

• При генерации файла есть возможность выбрать формат PDF - этот вариант удобно использовать при отправке клиенту документов с подписью и печатью.
• Если вы добавляете документ к задаче, то в его табличную часть войдут все аналитики, внесенные в эту задачу, даже если они были внесены в разное время в разных действиях. Если вам нужно создать документ с данными аналитики только из одного добавленного ранее действия, можно сделать это через меню дополнительных операций с действием:

• Одни и те же данные, внесенные в задачу, могут использоваться для генерации разных документов. Например, и счет, и акт выполненных работ могут использовать одну и ту же табличную часть (данные из аналитики) с перечнем оказанных услуг. Таким образом вы можете по одной и той же задаче сгененировать счет и акт для клиента, ничего не добавляя в нее дополнительно.

Нумерация документов

При добавлении документа конкретного типа (например, счета) в первый раз, система автоматически предложит для него номер 1. Вы можете изменить этот номер на другой:

При добавлении следующего счета ПланФикс автоматически прибавит к этому номеру 1. Вы также сможете поменять его, если это будет необходимо.

Полезные ссылки

• Заметка о шаблонах документов в блоге ПланФикса
• Выставление счетов по расписанию

Перейти

• Конфигурация Учет услуг
• Конфигурации