Шаблоны документов

Шаблон документа – это файл в формате Microsoft Excel или Microsoft Word, в котором вы можете использовать поля из задач и аналитик ПланФикса. Когда по шаблону формируется документ, в эти поля автоматически подставляются значения из текущей задачи – и вы получаете готовый документ с нужными данными, который сразу прикрепляется к задаче.

Создание шаблона документа

• Шаблоны документа создаются в Microsoft Excel или Microsoft Word.

Важно: использование других редакторов, например онлайн-редакторов Google, не гарантирует работоспособность получившегося шаблона.

• Список переменных, содержащих данные задач, аналитик и других сущностей ПланФикса, которые можно использовать в шаблонах, доступен в разделе Документы / Шаблоны документов:

• Для начала использования, готовый шаблон необходимо загрузить в ПланФикс. Это можно сделать в разделе Документы / Шаблоны документов:

Работа с шаблонами документов

• По готовому шаблону можно создать документ, который будет содержать данные из задачи и сразу прикрепится к ней. Создание документа по шаблону происходит в интерфейсе добавления файла к задаче:

или же в интерфейсе автоматического сценария:

• При создании документа по шаблону есть возможность:
  • выбрать формат итогового файла, который будет прикреплен к задаче;
  • изменить номер документа (он автоматически увеличивается на 1 при каждом новом формировании, но иногда нужно перескочить на другую нумерацию);
  • изменить дату документа (если это необходимо).

Задание имени документа, созданного по шаблону

В имени создаваемого по шаблону документа можно использовать различные переменные, их список можно открыть кликом по данному значку:

С их помощью составляется имя файла любой степени сложности:

При создании документа в название создаваемого файла подставятся реальные значения указанных переменных:

Указание типа файла

В шаблоне можно указать тип, который будет присваиваться создаваемому файлу по умолчанию:

После этого документ будет создаваться согласно указанному типу, если при создании не указать иной тип вручную:

Полезные приемы при создании шаблонов

• Печать и подпись в шаблонах документов

Если при создании документа по шаблону формата Excel вы используете аналитику, и предполагается, что документ будет расти по высоте, то для того, чтоб используемая в шаблоне документа картинка с печатью или подписью также сдвигалась, пропорционально добавленным строкам аналитики, а не оставалась на месте, необходимо:

• • Создать общее поле типа Файлы;
  • Поместить в это поле картинку с изображением печати или подписи (в итоговый документ можно вставлять файлы только в формате jpg или png);
  • В шаблоне документа использовать соответствующую этому полю переменную.

• Для того, чтобы в шаблоне формата Excel ячейка автоматически подстраивала свою высоту в зависимости от длины текста, необходимо соблюсти следующие условия:
  • строка должна иметь высоту по умолчанию для документа Excel;
  • ячейка не должна содержать объединение;
  • для ячейки надо поставить опцию "Перенос текста" в Excel.
• При помощи условного форматирования, в табличной части документа можно выводить строки с чередующимся фоном:

Полезные ссылки

• Ограничения при использовании шаблонов документов
• Сумма прописью
• Доступ к шаблонам документов
• Примеры использования шаблонов документов в блоге ПланФикса

Перейти

• Документы
• Описание возможностей