Управление сделками

Конфигурация позволяет управлять сделками от момента возникновения лида (потенциального клиента) до момента завершения сделки (совершения продажи).

Инструкция по работе с конфигурацией

• Инструкция по установке конфигурации
• Состав конфигурации
• Идеология управления сделками
• Первые шаги после установки
• Роли в конфигурации
• Работа в конфигурации

Состав конфигурации

Тип объекта	Название	Описание
Набор статусов	Сделка	Содержит перечень статусов, которые принимает сделка в ходе своего жизненного цикла, и правила перехода между ними
Шаблон задачи	Сделка	Служит для создания задач-сделок
Шаблон задачи	Активность по сделке	Служит для создания подзадач, позволяющих планировать активность для успешного завершения задач-сделок
Поле	Бюджет	Используется в шаблоне задачи "Сделка"
Поле	Сделка завершена	Используется в шаблоне задачи "Сделка"
Поле	Тип события	Используется в шаблоне задачи "Активность по сделке"

Идеология управления сделками

В данной конфигурации применяется следующая идеология управления сделками:

• Лид (потенциальный клиент) представляет собой сочетание Контакта и Задачи-сделки, в которой этот контакт выступает контрагентом. При этом:
  • Если на первом этапе у нас нет информации о потребности клиента, он вносится как Контакт и в процессе обработки этого лида создается задача-сделка.
  • Если у нас сразу есть информация о потребности клиента, то задача-сделка создается одновременно с созданием Контакта.
• Информация о лидах попадает в систему разными способами:
  • вносится вручную (например, в ходе визита клиента в офис, телефонного разговора, обработки визитных карточек посетителей выставки и т.п.)
  • приходит в виде письма-заявки по e-mail
  • поступает с сайта или landing page посредством механизма универсальной интеграции
• Каждому лиду назначается менеджер, который отвечает за его доведение до успешной сделки
• Для достижения успешного результата, менеджер планирует различные активности по сделке: звонки, встречи и так далее
• На каждом этапе, кроме завершающих у сделки обязательно должна быть запланирована следующая активность - это гарантирует, что менеджер про нее не забудет
• В ходе проведения активностей, сделка постепенно продвигается по настроенным для нее этапам (статусам) и достигает одного из завершающих этапов (Успешное завершение / Сделка не удалась).

Первые шаги после установки

Описанные шаги должен сделать администратор аккаунта до начала работы пользователей в конфигурации.

Настройка набора статусов “Сделка”

Для этого:

• заходите в редактирование набора статусов (Главное меню / Кастомизация / Наборы статусов / Сделка);
• оцениваете набор статусов, добавленных в систему по умолчанию, на предмет соответствия принятому в вашей организации
• при необходимости, изменяете его, для чего:
  • в первую очередь стараетесь изменить названия статусов, которые добавлены в него по умолчанию - это позволит минимизировать изменения в планировщике
  • если имеющихся статусов недостаточно, добавляете новые статусы и включаете их в набор
  • настраиваете правила перехода между статусами
• Важно: не удаляйте из набора статус Завершенная - он обязательно должен присутствовать для последующего контроля в планировщике и отчетах

Настройка планировщика “Управление сделками”

1. В первом столбце планировщика (Необработанные лиды) по умолчанию отображаются все контакты аккаунта, у которых нет задач, созданных по шаблону "Сделка". Подразумевается, что попавший в этот столбец контакт нужно взять в работу и завести по нему сделку - соответственно, в идеале в этом столбце должно быть всегда пусто, это будет говорить о том, что все входящие контакты находятся в процессе обработки.

Но если вы уже успели накопить или импортировать базу своих контактов и далеко не по всем из них нужно заводить сделки, то необходимо настроить это добавлением дополнительных условий в параметры отбора:

Например:

• вы можете использовать условие "Группа = Клиент" (или создать отдельную группу контактов для этой цели)
• вы можете создать отдельное поле (признак) в шаблоне контакта, которое будет отвечать за появление контакта в этом списке, и настроить условие отбора по значению в этом поле.

2. По умолчанию, в первом столбце отображаются контакты (физические лица), а не компании. Если вам необходимо видеть там компании, а также при быстром создании в этом столбце создавать компанию, а не контакт, измените условие "Является контактом" на "Является компанией":

3. Если Вы внесли изменения в набор статусов "Сделка", необходимо привести в соответствие с этими изменениями планировщик "Управление сделками". Для этого:

• Заходите в планировщик (Главное меню / Планировщик / Управление сделками)
• Переименовываете заголовки столбцов в соответствии с измененными названиями статусов
• Если были добавлены новые статусы, для каждого из них необходимо создать новый список (столбец планировщика). Удобнее всего это сделать копированием соседнего с ним списка:
  • Нажимаете на заголовок списка, за которым должен идти создаваемый вами список (за исключением списка "Необработанные лиды", его копировать не стоит, т.к. он имеет другую структуру)
  • В появившемся окне внизу нажимаете "Создать копию"
  • Справа от него появляется новый список, названия которого начинается со слова "Копия"
  • Нажимаете на его заголовок
  • В появившемся окне настроек изменяете название и статус отбора задач - приводите их в соответствие с добавленным вами статусом, отсутствующем в планировщике
  • Сохраняете изменения
• При необходимости, порядок расположения списков в планировщике можно изменить, перетягивая их за заголовок на нужное место

Роли в конфигурации

По умолчанию, конфигурация “Управление сделками” не имеет разделения по ролям - вносить данные по сделкам имеют возможность любые сотрудники. При этом каждый сотрудник будет видеть данные только по сделкам, к которым имеет доступ.

Если есть необходимость ограничить доступ к возможности создавать сделки и управлять ими, то сделать это можно следующим образом:

• Ограничить доступ к шаблонам задач "Сделка" и "Активность по сделке". Для этого необходимо перейти в Главное меню / Задачи / Шаблоны, зайти в нужный шаблон и изменить доступ к нему:

• Ограничить доступ к планировщику "Управление сделками":

Работа в конфигурации

Основная работа происходит в планировщике "Управление сделками".

Ввод нового контакта

Если необходимо вручную ввести в систему новый контакт, то это можно сделать, внеся его имя в поле быстрого добавления контакта в списке "Необработанные лиды":

Кликнув по появившейся после этого карточке контакта, можно внести в нее дополнительные данные.

Ввод новой сделки

Новые сделки могут появляться в системе автоматически (см. раздел "Идеология управления сделками" выше). Если необходимо внести новую сделку вручную, то это можно сделать одним из способов:

• перетащить контакт из списка "Необработанные лиды" на столбец с нужным статусом создаваемой сделки - появится окно, в котором можно будет задать дополнительные параметры сделки:

• создать сделку в поле быстрого добавления в соответствующем списке:

Планирование активности по сделке

Для того, чтобы запланировать очередную активность по сделке, нажмите на карточку сделки и добавьте к ней подзадачу:

Созданная подзадача-активность будет отображена в карточке в виде пункта чек-листа:

Примечание: Все задачи-активности будут отображаться в других разделах ПланФикса, в том числе в стандартном планировщике "Ежедневник" с распределением по дням, на которые запланирована эта активность. Это позволяет менеджеру всегда видеть планируемые действия не только в разрезе сделки, но и все запланированные на день/неделю и т.д. действия по всем сделкам.

Продвижение сделки по статусам

Перевод сделки из статуса в статус может быть произведен в карточке сделки или простым перетаскиванием ее в нужный столбец:

Завершение сделки

Финальный статус любой сделки - Завершенная. Отличие успешно завершенной сделки от сделки, которую не удалось заключить, заключается в значении кастомного поля "Сделка завершена". Для того, чтобы показать, что сделка завершена успешно, его нужно установить в "Успешно". Для неудачной сделки - в "Не успешно":

Примечание: При перетаскивании карточки сделки в один из финальных списков Успешное завершение / Сделка не удалась, соответствующее значение этого поля будет выставлено автоматически.

Перейти

• Конфигурации