Управление сделками

Конфигурация позволяет управлять сделками от момента возникновения лида (потенциального клиента) до момента завершения сделки (совершения продажи).

Установка конфигурации

Инструкция по установке конфигурации

Состав конфигурации

Тип объекта	Название	Описание
Набор статусов	Сделка	Содержит перечень статусов, которые принимает сделка в ходе своего жизненного цикла, и правила перехода между ними
Шаблон задачи	Сделка	Служит для создания задач-сделок
Шаблон задачи	Активность по сделке	Служит для создания подзадач, позволяющих планировать активность для успешного завершения задач-сделок
Поле	Бюджет	Используется в шаблоне задачи "Сделка"
Поле	Сделка завершена	Используется в шаблоне задачи "Сделка"
Поле	Тип события	Используется в шаблоне задачи "Активность по сделке"

Первые шаги после установки

Описанные шаги должен сделать администратор аккаунта до начала работы пользователей в конфигурации.

Настройка набора статусов “Сделка”

Для этого:

• заходите в редактирование набора статусов (Главное меню / Кастомизация / Наборы статусов / Сделка);
• оцениваете набор статусов, добавленных в систему по умолчанию, на предмет соответствия принятому в вашей организации
• при необходимости, изменяете его, для чего:
  • в первую очередь стараетесь изменить названия статусов, которые добавлены в него по умолчанию - это позволит минимизировать изменения в планировщике
  • если имеющихся статусов недостаточно, добавляете новые статусы и включаете их в набор
  • настраиваете правила перехода между статусами
• Важно: не удаляйте из набора статус Завершенная - он обязательно должен присутствовать для последующего контроля в планировщике и отчетах

Настройка планировщика “Управление сделками” (только если был изменен набор статусов “Сделка”)

Если Вы внесли изменения в набор статусов "Сделка", необходимо привести в соответствие с этими изменениями планировщик "Управление сделками". Для этого:

• Заходите в планировщик (Главное меню / Планировщик / Управление сделками)
• Переименовываете заголовки столбцов в соответствии с измененными названиями статусов
• Если были добавлены новые статусы, для каждого из них необходимо создать новый список (столбец планировщика). Удобнее всего это сделать копированием соседнего с ним списка:
  • Нажимаете на заголовок списка, за которым должен идти создаваемый вами список (за исключением списка "Необработанные лиды", его копировать не стоит, т.к. он имеет другую структуру)
  • В появившемся окне внизу нажимаете "Создать копию"
  • Справа от него появляется новый список, названия которого начинается со слова "Копия"
  • Нажимаете на его заголовок
  • В появившемся окне настроек изменяете название и статус отбора задач - приводите их в соответствие с добавленным вами статусом, отсутствующем в планировщике
  • Сохраняете изменения
• При необходимости, порядок расположения списков в планировщике можно изменить, перетягивая их за заголовок на нужное место

Роли в конфигурации

По умолчанию, конфигурация “Управление сделками” не имеет разделения по ролям - вносить данные по сделкам имеют возможность любые сотрудники. При этом каждый сотрудник может видеть данные только по сделкам, к которым имеет доступ.

Если есть необходимость ограничить доступ к возможности создавать сделки и управлять ими, то сделать это можно следующим образом:

• Ограничить доступ к шаблонам задач "Сделка" и "Активность по сделке". Для этого необходимо перейти в Главное меню / Задачи / Шаблоны, зайти в нужный шаблон и изменить доступ к нему:

• Ограничить доступ к планировщику "Управление сделками":

Идеология управления сделками

В данной конфигурации применяется следующая идеология управления сделками:

• Лид (потенциальный клиент) представляет собой сочетание Контакта и Задачи-сделки, в которой этот контакт выступает контрагентом. При этом:
  • Если на первом этапе у нас нет информации о потребности клиента, он вносится как Контакт и в процессе обработки этого лида создается задача-сделка.
  • Если у нас сразу есть информация о потребности клиента, то задача-сделка создается одновременно с созданием Контакта.
• Информация о лидах попадает в систему разными способами:
  • вносится вручную (например, в ходе визита в офис, телефонного разговора, обработки визитных карточек посетителей выставки и т.п.)
  • приходит в виде письма-заявки по e-mail
  • поступает с сайта или landing page посредством механизма универсальной интеграции
• Каждому лиду назначается менеджер, который отвечает за его доведение до успешной сделки
• Для достижения успешного результата, менеджер планирует различные активности по сделке: звонки, встречи и так далее
• На каждом этапе, кроме завершающих (Успешное завершение / Сделка не удалась) у сделки обязательно должна быть запланирована следующая активность - это гарантирует, что менеджер про нее не забудет
• В ходе проведения активностей, сделка постепенно продвигается по настроенным для нее этапам (статусам)

Ввод данных

• Для того, чтобы внести в систему информацию о полученном доходе или понесенных расходах, сотрудник добавляет к задаче аналитику “Фактическое время работы”.

• При внесении аналитики, в тексте действия правильным считается указать описание проведенных работ:

• Лучше всего добавлять аналитику непосредственно в те задачи, по которым проводилась эта работа - это даст дополнительный срез информации для отчетов.

• Вы также можете создавать специальные задачи для нужд учета рабочего времени. Например можно создать задачу “Работа на выезде” для фиксации пост-фактум работ, произведенных сотрудником на вызовах у клиентов для случаев, когда отдельные задачи для каждого вызова отсутствуют.

• Достаточно часто встречаются ситуации, когда работа по задаче происходит в несколько подходов, поэтому в одной задаче может быть несколько аналитик “Фактическое время работы”. Каждый раз, прерываясь на отдых или другую задачу, сотрудник фиксирует отработанное до этого момента время.

• Допускается ввод данных об отработанном времени не самим сотрудником, а его руководителем или другим сотрудником. В таких случаях при вводе аналитики нужно выбрать нужного сотрудника в соответствующем поле:

Вы можете использовать специальное расширение-таймер для автоматического добавления аналитики “Фактическое время работы” в выбранную задачу.

Работа с отчетом

• Просмотр данных, внесенных при помощи аналитики “Фактическое время работы” производится при помощи отчета “Отчет:тайм-трекинг”

• По умолчанию, отчет выполнен с группировкой по проектам. Это позволяет увидеть трудозатраты по проекту за выбранный период - как в часах, так и в деньгах:

• Если выполнить этот же отчет с группировкой по сотрудникам, получится начисленная заработная плата за выполненные работы:

• Не выходя из отчета, вы можете развернуть текст комментария к выполненной работе:

• Вы можете изменять стандартный отчет или создавать на его основе другие отчеты (Отчеты), отбирающие данные по этой же аналитике и отображающие их в разных разрезах.

Полезные ссылки

• Заметка о стандартной системе учете рабочего времени в блоге ПланФикса
• Расширение-таймер для быстрого учета времени в ПланФиксе
• Статья в блоге про использование расширения-таймера
• Как настроить свою систему учета рабочего времени, отличающуюся от стандартной

Перейти

• Конфигурации