Рекомендации по работе с внешней почтой

Мы рекомендуем такую схему работы с почтой в ПланФиксе:

• Входящая почта попадает на внешний ящик на одном из сервисов, обладающих качественным спам-фильтром: GMail, Mail.ru или на ваш корпоративный почтовый сервер.
• Там настраивается автоматическая переадресация внутрь ПланФикса, например, на виртуальный почтовый ящик, на котором удобно настроить правила обработки почты и формирования из писем задач в нужных проектах, или на внутренний email-адрес сотрудника.
• Добавив настройки своей почтовой записи в ПланФикс, вы обеспечите ответ клиенту с того же внешнего ящика, на который он написал свое письмо.

Такая конструкция позволит вам перевести в ПланФикс всю переписку с клиентами:

• Новое письмо на ваш адрес автоматически станет задачей в ПланФиксе. Для отправителя при этом будет создан новый контакт, если ранее в ПланФиксе не было контакта с таким адресом email.
• Комментарий, добавленный вами в этой задаче, будет отправлен клиенту или другому внешнему контакту в виде обычного письма (если, конечно, он будет уведомлен об этом комментарии). Такой подход позволяет вести переписку с коллегами по задаче, уведомляя клиента только о тех комментариях, которые должны быть ему отправлены.
• Ответ внешнего контакта на комментарий из ПланФикса попадает в задачу, в которой был добавлен комментарий. При этом о получении нового ответа будут уведомлены те же пользователи, которые уведомлялись в комментарии, на который пришел ответ. Это повторяет привычный способ переписки с несколькими адресатами.

Защита от спама

Описанный способ позволяет получать минимум спама, так как основная его часть будет отсекаться внешними спам-фильтрами почтовых систем.

При этом, если по какой-то причине ваш внутренний e-mail адрес ПланФикса попал в базу спамеров и вы получаете почту напрямую на него, то можно сменить его:

• если это ваш личный адрес, то изменить его можно, сменив логин в системе. Логин является составной частью вашего внутреннего e-mail адреса, поэтому изменив его, вы изменяете и сам адрес.

Обратите внимание: после смены такие письма доходить не будут — нужно предупредить всех, с кем вы переписывались, о смене адреса.

• если это виртуальный e-mail, то его можно удалить и создать новый. Есть определенные неудобства, связанные с перенастройкой правил обработки писем, приходящих на этот адрес — но если спама действительно много, то эти неудобства не кажутся такими уж страшными.

Перейти

• Как защититься от спама
• Блог ПланФикса: Антиспам 1.0