Работа в конфигурации Учет услуг

Текущая работа в конфигурации Учет услуг заключается в добавлении данных об оказываемых услугах в задачи и формировании на их основании нужных документов.

Формирование документов

Ввод данных об услугах Создание документа Нумерация документов Полезные ссылки

Ввод данных об услугах

Для того, чтобы распечатать счет или акт выполненных работ, необходимо внести данные для него в задачу. Это может быть любая существующая задача, в которой идет работа с клиентом, или задача, специально созданная для выставления счета.

Шаблоны документов, входящие в состав конфигурации, используют контрагента задачи — он подставляется в качестве Покупателя (Заказчика). Убедитесь, что в задаче указан контрагент:

Табличная часть счета и акта берется из входящей в состав конфигурации аналитики Услуга, прикрепленной к задаче. Соответственно, вам необходимо добавить к задаче столько записей этой аналитики, сколько строк должно быть в итоговом документе.

• Вы можете добавлять аналитику как в тело самой задачи при ее создании:

• Так и отдельным действием к существующей задаче:

• Выберите из списка аналитику Услуга:

• Добавьте нужное количество записей аналитики, по одной записи для каждой услуги:

• Сохраните введенные данные.

Создание документа

Для создания документа (счета или акта):

• Убедитесь, что необходимые данные (контрагент и аналитики) добавлены в задачу.
• Добавьте к задаче новый файл (пиктограмма с изображением скрепки) и выберите опцию создания документа по шаблону:

• Выберите нужный шаблон:

• При необходимости откорректируйте номер и дату документа:

• Сохраните действие. К задаче будет автоматически прикреплен документ, созданный по выбранному шаблону и наполненный данными из задачи:

Его можно просмотреть, скачать, распечатать, отправить клиенту и т.п.

Примечания:

• При создании задачи или комментария можно одновременно добавить аналитику и создать документ:

• Вы можете сразу отправить документ клиенту или подрядчику, которому он предназначен. Для этого:
  • если документ создается при создании задачи:
    • укажите клиента в роли исполнителя этой задачи (у клиента должен быть указан email);
    • дайте задаче название, которое станет темой письма клиенту;
    • в описании задачи изложите сопроводительный текст, адресованный клиенту;
    • добавьте аналитику и документ, создаваемый по нужному шаблону.

В итоге клиент получит письмо с приложенным к нему документом. Его ответ на это письмо попадет в задачу в виде нового комментария и вы сможете продолжить с ним переписку прямо из ПланФикса.

• • если документ создается при написании комментария:
    • отметьте клиента в блоке "Уведомить"
    • в тексте комментария напишите обращение к клиенту, которое станет текстом письма;
    • прикрепите к комментарию аналитику и документ, создаваемый по нужному шаблону:

В итоге клиент получит письмо с темой, соответствующей названию задачи, в которой вы добавили комментарий, с приложенным к нему документом. Его ответ на это письмо попадет в задачу в виде нового комментария и вы сможете продолжить с ним переписку прямо из ПланФикса.

• При генерации файла есть возможность выбрать формат PDF - этот вариант удобно использовать при отправке клиенту документов с подписью и печатью.
• Если вы добавляете документ к задаче, то в его табличную часть войдут все аналитики, внесенные в эту задачу, даже если они были внесены в разное время в разных действиях. Если вам нужно создать документ с данными аналитики только из одного добавленного ранее действия, можно сделать это через меню дополнительных операций с действием:

• Одни и те же данные, внесенные в задачу, могут использоваться для генерации разных документов. Например, и счет, и акт выполненных работ могут использовать одну и ту же табличную часть (данные из аналитики) с перечнем оказанных услуг. Таким образом вы можете по одной и той же задаче сгененировать счет и акт для клиента, ничего не добавляя в нее дополнительно.

Нумерация документов

При добавлении документа конкретного типа (например, счета) в первый раз, система автоматически предложит для него номер 1. Вы можете изменить этот номер на другой:

При добавлении следующего счета ПланФикс автоматически прибавит к этому номеру 1. Вы также сможете поменять его, если это будет необходимо.

Полезные ссылки

• Заметка о шаблонах документов в блоге ПланФикса
• Выставление счетов по расписанию
• Как создать новый шаблон документа

Перейти

• Конфигурация Учет услуг
• Конфигурации