Подпись в письмах из ПланФикса

В ПланФиксе существует возможность добавлять подпись к письмам, адресованным внешним контактам. Реализованы четыре типа подписи, покрывающие широкое поле вариантов использования:

• Личная подпись сотрудника, настраиваемая в его карточке
• Личная подпись сотрудника, настраиваемая на уровне каждого из используемых им внешних адресов
• Подпись группы сотрудников, настраиваемая на уровне аккаунта
• Подпись группы сотрудников, настраиваемая на уровне используемых ими внешних адресов.

Личная подпись сотрудника, настраиваемая в его карточке

В личной карточке сотрудника в режиме Редактировать в разворачиваемой группе Работа с e-mail расположен чекбокс Добавлять подпись к уведомлениям внешним контактам. Активировав его, вы увидите текстовый блок, в котором сможете добавить привычную для себя подпись:

Эта подпись используется в следующих случаях:

• Если уведомления внешним контактам отправляются с внутреннего email сотрудника в ПланФиксе. То есть, внешние почтовые адреса не используются.
• Если уведомления внешним контактам отправляются с внешнего почтового адреса ( личного или адреса компании), но на их уровне (см. ниже) подпись не настроена.

Личная подпись сотрудника на уровне внешнего почтового адреса

ПланФикс позволяет добавлять несколько внешних почтовых адресов сотрудника, с которых отправляются письма внешним контактам, в зависимости от проекта или других условий. Для каждого из таких адресов может быть настроена своя подпись:

Эта подпись будет использована только при отправке уведомлений с использованием данного email-адреса.

Подпись группы сотрудников, настраиваемая на уровне аккаунта

В некоторых случаях нужно, чтобы определенные сотрудники аккаунта взаимодействовали с внешним миром через один адрес электронной почты и для них добавлялась одна универсальная подпись. Например, часто такой подход используется при организации работы службы поддержки – пользователь работает с обезличенным оператором и не привязан к конкретным сотрудникам.

Если при этом уведомления внешним контактам отсылаются с внутреннего email-адреса ПланФикса, то подпись для таких писем-уведомлений можно настроить в Управлении аккаунтом / Работа с e-mail / Исходящие сообщения / Подпись к уведомлениям:

• Если подписи настроены и на уровне аккаунта, и на уровне конкретного пользователя, то сработают настройки на уровне пользователя (первый вариант, описанный в этой справочной статье). Это дает возможность в одном аккаунте для части сотрудников использовать общую подпись (настроив ее на уровне аккаунта), а для другой части – личные подписи (настроив их в личных карточках сотрудников).

Подпись группы сотрудников, настраиваемая на уровне адреса

Если в ситуации, описанной в предыдущем подразделе, необходимо отправлять письма-уведомления с внешнего адреса компании, используются внешние почтовые адреса компании. В настройках каждого такого адреса можно задать подпись:

Эта подпись будет использована только при отправке уведомлений с использованием данного email-адреса.

Картинка в подписи

Для того, чтобы вставить в подпись картинку или логотип, необходимо в соседней вкладке браузера открыть эту картинку из любого публичного источника, и перетащить ее в в свою подпись в режиме редактирования (картинка вставляется ссылкой на сторонний ресурс, потому она должна быть публичной).

Важно

• Использование автоматических подписей любого типа возможно только для платных и премиум-аккаунтов. Пользователи на бесплатном пакете пользоваться ими не смогут.
• Для новых аккаунтов ПланФикса эти возможности будут доступны в течение пробного периода, так что они смогут протестировать их применение для своей ситуации. Если после окончания пробного периода аккаунт перейдет на бесплатный пакет, письма начнут отправляться без подписи.

Перейти

• Настройка исходящей почты
• Работа в ПланФиксе с помощью e-mail