Шаблоны документов

Шаблон документа – это файл в формате Microsoft Excel или Microsoft Word, в котором вы можете использовать поля из задач и аналитик ПланФикса. Когда по шаблону формируется документ, в эти поля автоматически подставляются значения из текущей задачи – и вы получаете готовый документ с нужными данными, который сразу прикрепляется к задаче.

Создание шаблона документа

• Шаблоны документа создаются во внешних редакторах, поддерживающих работу с файлами Microsoft Excel или Microsoft Word.

• Список переменных, содержащих данные задач, аналитик и других сущностей ПланФикса, которые можно использовать в шаблонах, доступен в разделе Документы / Шаблоны документов:

• Для начала использования, готовый шаблон необходимо загрузить в ПланФикс. Это можно сделать в разделе Документы / Шаблоны документов:

Работа с шаблонами документов

• По готовому шаблону можно создать документ, который будет содержать данные из задачи и сразу прикрепится к ней. Создание документа по шаблону происходит в интерфейсе добавления файла к задаче:

или же в интерфейсе автоматического сценария:

• При создании документа по шаблону есть возможность:
  • выбрать формат итогового файла, который будет прикреплен к задаче;
  • изменить номер документа (он автоматически увеличивается на 1 при каждом новом формировании, но иногда нужно перескочить на другую нумерацию);
  • изменить дату документа (если это необходимо).

Задание имени документа, созданного по шаблону

В имени создаваемого по шаблону документа можно использовать различные переменные, их список можно открыть кликом по данному значку:

С их помощью составляется имя файла любой степени сложности:

При создании документа в название создаваемого файла подставятся реальные значения указанных переменных:

Указание типа файла

В шаблоне можно указать тип, который будет присваиваться создаваемому файлу по умолчанию:

После этого документ будет создаваться согласно указанному типу, если при создании не указать иной тип вручную:

Важно

Если при создании документа по шаблону вы используете аналитику, и предполагается, что документ будет расти по высоте, то для того, чтоб используемая в шаблоне документа картинка с печатью или подписью также сдвигалась, пропорционально добавленным строкам аналитики, а не оставалась на месте, необходимо для этого использовать системное поле типа файл:

Поместить в это поле саму картинку печати, и в шаблоне документа использовать для печати соответствующую переменную по этому полю.

Полезные ссылки

• Доступ к шаблонам документов
• Примеры использования шаблонов документов в блоге ПланФикса

Перейти

• Документы
• Описание возможностей