Отправка писем с внешнего почтового ящика

ПланФикс может отправлять письма с внешних адресов e-mail. Настройка данных почтовой записи возможна на уровне личной карточки пользователя (внешние адреса сотрудников) и на уровне всего аккаунта (внешние адреса компании).

Как правило, эта возможность используется для того, чтобы ваши клиенты, партнеры и подрядчики получали обычные письма с привычных корпоративных или личных адресов ваших сотрудников, а вы при этом вели работу в ПланФиксе.

Настройка внешних почтовых адресов

Настройка производится в Управлении аккаунтом / Работа с e-mail / Исходящие сообщения. Подробные инструкции по настройке почтовой записи для сотрудников и компании приведены по ссылкам:

• Настройка внешних почтовых адресов сотрудников
• Настройка внешних почтовых адресов компании
• Активация внешнего почтового адреса при использовании двухфакторной авторизации
• Сохранение в «Отправленные» при отправке писем с внешнего почтового ящика

Работа с несколькими внешними почтовыми адресами

• Задав в настройках внешнего адреса компании проект или проекты, для которых он должен использоваться, вы обеспечиваете автоматическое общение с внешними контактами с этого адреса для любой задачи в любом из перечисленных проектов:

• Если у сотрудника есть доступ к нескольким почтовым адресам - как личным, так и адресам компании - и эти адреса доступны в проекте, в котором он ведет текущую работу, то при добавлении комментария в ПланФиксе, уведомление о котором должно быть отправлено внешнему контакту, у сотрудника появляется возможность выбрать адрес, с которого будет отправлено это уведомление (для этого включите современный вид отображения интерфейса ПланФикса):

• Для того, чтобы сотрудник, имеющий доступ к нескольким почтовым адресам, при создании смог выбрать, с какого именно адреса уйдет сообщение внешнему контакту о созданной задаче (написанном ему письме), необходимо чтобы в шаблоне, по которому создается эта задача-письмо, присутствовало системное поле Внешний адрес. Если поле отсутствует, необходимо добавить отредактировать этот шаблон и добавить поле на одну из панелей:

Важно

• Если данные учетной записи почты настроены и на уровне аккаунта, и на уровне конкретного пользователя, то сработают настройки на уровне пользователя. Это дает возможность в одном аккаунте для части сотрудников использовать общий почтовый ящик (настроив его на уровне аккаунта), а для другой части – личные адреса e-mail (настроив их в личных карточках сотрудников).

• Отправка писем с внешних почтовых ящиков возможна только для платных и премиум-аккаунтов ПланФикса. Пользователи на бесплатном пакете пользоваться этим функционалом не смогут, их письма будут отправляться с внутреннего почтового адреса сотрудника в ПланФиксе.

• Для новых аккаунтов ПланФикса эти возможности будут доступны в течение пробного периода, так что они смогут протестировать их применение для своей ситуации. Если после окончания пробного периода аккаунт перейдет на бесплатный пакет, письма начнут отправляться с внутреннего почтового адреса в ПланФиксе.

• Указанные настройки влияют только на исходящую почту. Входящие сообщения должны перенаправляться на внутренний почтовый адрес в ПланФиксе. Подробнее об организации этой работы можно прочитать здесь.

• Мы рекомендуем добавить как минимум один адрес компании без привязки к конкретному проекту для того, чтобы письма внешним контактам из ПланФикса уходили с этого адреса в случаях, когда работа идет в проектах, у которых не установлен "свой" адрес для отправки сообщений, или в задачах без проекта.

Попадание писем в спам у клиента

• Если вы отправляете письма через свой сервер, то для того, чтобы они не попадали в спам у клиента, сервер должен соответствовать требованиям, предъявляемым популярными почтовыми серверами. ПланФикс никак не влияет на это в таком случае.
• Проверьте, что у сервера: есть SPF запись, есть DKIM подпись.

Для проверки можно использовать сервис от гугла (предпочтительно если почтовый ящик предоставлен гуглом): https://toolbox.googleapps.com/apps/checkmx/

Или аналогичные другие сервисы, для примера: https://www.activecampaign.com/dkim-spf-check/

• Если сервер уже используется для рассылки почты: зарегистрируйтесь на postmaster.mail.ru и посмотрите на доставляемость и репутацию домена. Если с ней есть проблемы и много жалоб - подпишитесь на FBL и посмотрите, на что жалуются. Аналогично для postmaster.google.com

Использование сервисов отправки транзакционных писем

• Вы можете использовать сервисы отправки транзакционных писем, предоставляющих SMTP API. Примеры таких сервисов:
  • mailgun
  • SparkPost
  • SendPulse

Перейти

• Использование учетных записей почты Google
• Настройка исходящей почты
• Работа в ПланФиксе с помощью e-mail