Работа в конфигурации Учет услуг: различия между версиями

Материал из Planfix
Перейти к: навигация, поиск
Нет описания правки
Нет описания правки
 
(не показано 7 промежуточных версий этого же участника)
Строка 9: Строка 9:


== Формирование документов ==
== Формирование документов ==
[[#Ввод данных об услугах |Ввод данных об услугах]]
*[[#Ввод данных об услугах |Ввод данных об услугах]]
[[#Создание документа |Создание документа]]
*[[#Создание документа |Создание документа]]
[[#Нумерация документов |Нумерация документов]]
*[[Шаблоны документов | Новый шаблон документа]]
[[#Полезные ссылки |Полезные ссылки]]
*[[#Нумерация документов |Нумерация документов]]
*[[#Полезные ссылки |Полезные ссылки]]




Строка 20: Строка 21:
Шаблоны документов, входящие в состав конфигурации, используют [[Контрагент | контрагента задачи]] — он подставляется в качестве Покупателя (Заказчика). Убедитесь, что в задаче указан контрагент:
Шаблоны документов, входящие в состав конфигурации, используют [[Контрагент | контрагента задачи]] — он подставляется в качестве Покупателя (Заказчика). Убедитесь, что в задаче указан контрагент:


https://p.pfx.so/pf/F8/BYKDNu.jpg
https://p.pfx.so/pf/N9/rrN6Dn.png




Строка 27: Строка 28:
*Вы можете добавлять аналитику как в тело самой задачи при ее создании:
*Вы можете добавлять аналитику как в тело самой задачи при ее создании:


https://p.pfx.so/pf/Xr/8g5uIp.jpg
https://p.pfx.so/pf/1v/yr6prV.png




*Так и отдельным действием к существующей задаче:
*Так и отдельным комментарием к существующей задаче:


https://p.pfx.so/pf/YC/zYAyQa.jpg
https://p.pfx.so/pf/LG/IVZkuI.png




*Выберите из списка аналитику '''Услуга''':
*Выберите из списка аналитику '''Услуга''':


https://p.pfx.so/pf/kI/HkjH4R.jpg
https://p.pfx.so/pf/DY/uwyqo3.png




*Добавьте нужное количество записей аналитики, по одной записи для каждой услуги:
*Добавьте нужное количество записей аналитики, по одной записи для каждой услуги:


https://p.pfx.so/pf/u8/Kxul5Y.jpg
https://p.pfx.so/pf/hX/AQq6VF.png




Строка 51: Строка 52:
Для создания документа (счета или акта):
Для создания документа (счета или акта):
*Убедитесь, что необходимые данные (контрагент и аналитики) добавлены в задачу.
*Убедитесь, что необходимые данные (контрагент и аналитики) добавлены в задачу.
*Добавьте к задаче новый файл (пиктограмма с изображением скрепки) и выберите опцию создания документа по шаблону:
*Добавьте к задаче новый файл (пиктограмма с изображением скрепки), выберите опцию создания документа по шаблону и укажите нужный шаблон:


https://p.pfx.so/pf/Rz/4ftJQE.jpg
https://p.pfx.so/pf/M9/4JUp2Z.png
 
 
*Выберите нужный шаблон:
 
https://p.pfx.so/pf/40/1AXbpt.jpg




*При необходимости откорректируйте номер и дату документа:
*При необходимости откорректируйте номер и дату документа:


https://p.pfx.so/pf/wT/zblMi4.jpg
https://p.pfx.so/pf/ss/qtArVv.png




*Сохраните действие. К задаче будет автоматически прикреплен документ, созданный по выбранному шаблону и наполненный данными из задачи:
*Сохраните комментарий. К задаче будет автоматически прикреплен документ, созданный по выбранному шаблону и наполненный данными из задачи:


https://p.pfx.so/pf/LV/uxETGY.jpg
https://p.pfx.so/pf/Sm/GCf666.png




Строка 77: Строка 73:
*При создании задачи или комментария можно одновременно добавить аналитику и создать документ:
*При создании задачи или комментария можно одновременно добавить аналитику и создать документ:


https://p.pfx.so/pf/dc/LBvbkg.jpg
https://p.pfx.so/pf/Yd/En694f.png




Строка 87: Строка 83:
***добавьте аналитику и документ, создаваемый по нужному шаблону.
***добавьте аналитику и документ, создаваемый по нужному шаблону.
:В итоге клиент получит письмо с приложенным к нему документом. Его ответ на это письмо попадет в задачу в виде нового комментария и вы сможете продолжить с ним переписку прямо из ПланФикса.
:В итоге клиент получит письмо с приложенным к нему документом. Его ответ на это письмо попадет в задачу в виде нового комментария и вы сможете продолжить с ним переписку прямо из ПланФикса.
**если документ создается при написании комментария:
**если документ создается при написании комментария:
***отметьте клиента в блоке "Уведомить"
***отметьте клиента в блоке "Уведомить"
Строка 93: Строка 88:
***прикрепите к комментарию аналитику и документ, создаваемый по нужному шаблону:
***прикрепите к комментарию аналитику и документ, создаваемый по нужному шаблону:


https://p.pfx.so/pf/gX/L6CCOC.jpg
https://p.pfx.so/pf/Xv/eIhrvf.png




Строка 99: Строка 94:


*При генерации файла есть возможность выбрать формат PDF - этот вариант удобно использовать при отправке клиенту документов с подписью и печатью.
*При генерации файла есть возможность выбрать формат PDF - этот вариант удобно использовать при отправке клиенту документов с подписью и печатью.
*Если вы добавляете документ к задаче, то в его табличную часть войдут все аналитики, внесенные в эту задачу, даже если они были внесены в разное время в разных действиях. Если вам нужно создать документ с данными аналитики только из одного добавленного ранее действия, можно сделать это через меню дополнительных операций с действием:
*Если вы добавляете документ к задаче, то в его табличную часть войдут все аналитики, внесенные в эту задачу, даже если они были внесены в разное время в разных действиях. Если вам нужно создать документ с данными аналитики только из одного добавленного ранее комментария, можно сделать это через меню дополнительных операций с действием:


https://p.pfx.so/pf/0f/YBnYd7.jpg
https://p.pfx.so/pf/mN/MCqYef.png




Строка 110: Строка 105:
При добавлении документа конкретного типа (например, счета) в первый раз, система автоматически предложит для него номер 1. Вы можете изменить этот номер на другой:
При добавлении документа конкретного типа (например, счета) в первый раз, система автоматически предложит для него номер 1. Вы можете изменить этот номер на другой:


https://p.pfx.so/pf/2S/mzIU8u.jpg
https://p.pfx.so/pf/i1/ZHcV33.png




При добавлении следующего счета ПланФикс автоматически прибавит к этому номеру 1. Вы также сможете поменять его, если это будет необходимо.
При добавлении следующего счета ПланФикс автоматически прибавит к этому номеру единицу. Вы также сможете поменять его, если это будет необходимо.




Строка 119: Строка 114:
*[https://planfix.com/ru/blog/shablony-dokumentov/ Заметка о шаблонах документов в блоге ПланФикса]
*[https://planfix.com/ru/blog/shablony-dokumentov/ Заметка о шаблонах документов в блоге ПланФикса]
*[https://planfix.com/ru/blog/vystavlenie-schetov-po-raspisaniyu/ Выставление счетов по расписанию]
*[https://planfix.com/ru/blog/vystavlenie-schetov-po-raspisaniyu/ Выставление счетов по расписанию]
*[[Шаблоны документов | Как создать новый шаблон документа]]





Текущая версия от 06:09, 6 мая 2022

Текущая работа в конфигурации Учет услуг заключается в добавлении данных об оказываемых услугах в задачи и формировании на их основании нужных документов.


Формирование документов


Ввод данных об услугах

Для того, чтобы распечатать счет или акт выполненных работ, необходимо внести данные для него в задачу. Это может быть любая существующая задача, в которой идет работа с клиентом, или задача, специально созданная для выставления счета.

Шаблоны документов, входящие в состав конфигурации, используют контрагента задачи — он подставляется в качестве Покупателя (Заказчика). Убедитесь, что в задаче указан контрагент:

rrN6Dn.png


Табличная часть счета и акта берется из входящей в состав конфигурации аналитики Услуга, прикрепленной к задаче. Соответственно, вам необходимо добавить к задаче столько записей этой аналитики, сколько строк должно быть в итоговом документе.

  • Вы можете добавлять аналитику как в тело самой задачи при ее создании:

yr6prV.png


  • Так и отдельным комментарием к существующей задаче:

IVZkuI.png


  • Выберите из списка аналитику Услуга:

uwyqo3.png


  • Добавьте нужное количество записей аналитики, по одной записи для каждой услуги:

AQq6VF.png


  • Сохраните введенные данные.


Создание документа

Для создания документа (счета или акта):

  • Убедитесь, что необходимые данные (контрагент и аналитики) добавлены в задачу.
  • Добавьте к задаче новый файл (пиктограмма с изображением скрепки), выберите опцию создания документа по шаблону и укажите нужный шаблон:

4JUp2Z.png


  • При необходимости откорректируйте номер и дату документа:

qtArVv.png


  • Сохраните комментарий. К задаче будет автоматически прикреплен документ, созданный по выбранному шаблону и наполненный данными из задачи:

GCf666.png


Его можно просмотреть, скачать, распечатать, отправить клиенту и т.п.


Примечания:

  • При создании задачи или комментария можно одновременно добавить аналитику и создать документ:

En694f.png


  • Вы можете сразу отправить документ клиенту или подрядчику, которому он предназначен. Для этого:
    • если документ создается при создании задачи:
      • укажите клиента в роли исполнителя этой задачи (у клиента должен быть указан email);
      • дайте задаче название, которое станет темой письма клиенту;
      • в описании задачи изложите сопроводительный текст, адресованный клиенту;
      • добавьте аналитику и документ, создаваемый по нужному шаблону.
В итоге клиент получит письмо с приложенным к нему документом. Его ответ на это письмо попадет в задачу в виде нового комментария и вы сможете продолжить с ним переписку прямо из ПланФикса.
    • если документ создается при написании комментария:
      • отметьте клиента в блоке "Уведомить"
      • в тексте комментария напишите обращение к клиенту, которое станет текстом письма;
      • прикрепите к комментарию аналитику и документ, создаваемый по нужному шаблону:

eIhrvf.png


В итоге клиент получит письмо с темой, соответствующей названию задачи, в которой вы добавили комментарий, с приложенным к нему документом. Его ответ на это письмо попадет в задачу в виде нового комментария и вы сможете продолжить с ним переписку прямо из ПланФикса.
  • При генерации файла есть возможность выбрать формат PDF - этот вариант удобно использовать при отправке клиенту документов с подписью и печатью.
  • Если вы добавляете документ к задаче, то в его табличную часть войдут все аналитики, внесенные в эту задачу, даже если они были внесены в разное время в разных действиях. Если вам нужно создать документ с данными аналитики только из одного добавленного ранее комментария, можно сделать это через меню дополнительных операций с действием:

MCqYef.png


  • Одни и те же данные, внесенные в задачу, могут использоваться для генерации разных документов. Например, и счет, и акт выполненных работ могут использовать одну и ту же табличную часть (данные из аналитики) с перечнем оказанных услуг. Таким образом вы можете по одной и той же задаче сгененировать счет и акт для клиента, ничего не добавляя в нее дополнительно.


Нумерация документов

При добавлении документа конкретного типа (например, счета) в первый раз, система автоматически предложит для него номер 1. Вы можете изменить этот номер на другой:

ZHcV33.png


При добавлении следующего счета ПланФикс автоматически прибавит к этому номеру единицу. Вы также сможете поменять его, если это будет необходимо.


Полезные ссылки


Перейти