Настройка внешних почтовых адресов компании

Письма внешним контактам могут отправляться двумя способами:

• С личного (корпоративного) адреса электронной почты пользователя.
• С общего для нескольких (или всех) пользователей адреса электронной почты компании.

ПланФикс предполагает использование либо первого, либо второго варианта. Если данные учетной записи почты настроены и на уровне компании, и на уровне конкретного сотрудника, то сработают настройки на уровне сотрудника. Это дает возможность в одном аккаунте для части сотрудников использовать общий почтовый ящик (настроив его на уровне компании), а для другой части – личные адреса e-mail (настроив их в личных карточках сотрудников).

• Обратите внимание: в почтовом сервере должна быть включена возможность подключения по протоколу POP3.

Настройка внешних почтовых адресов компании используется, если письма внешним контактам должны отправляться с одного, общего для нескольких (или всех) сотрудников адреса электронной почты компании. Как правило, такой подход используется для организации работы службы поддержки, где операторы обезличены и общаются с клиентами от лица своей организации.

Если вам нужно, чтобы каждый сотрудник общался с внешними контактами со своего персонального (в том числе персонального корпоративного) адреса электронной почты, необходимо использовать настройку внешних адресов сотрудников.

Настройка внешних адресов компании производится в разделе Управление аккаунтом / Работа с e-mail / Исходящие сообщения / Внешние адреса компании:

Выбрав этот пункт, вы попадаете в список адресов, с которых компания может отправлять свои сообщения из ПланФикса. По умолчанию, в списке пусто. Тут же есть возможность добавить внешний адрес:

Клик на кнопку Добавить внешний адрес вызывает окно настроек учетной записи электронной почты. В нем есть возможность выбрать настройки по умолчанию для одной из популярных почтовых служб или ввести данные другого (в том числе корпоративного) почтового сервера:

Помимо технических данных, необходимых для организации отправки email-сообщений через внешний почтовый сервер, в этом окне вы можете выбрать дополнительные опции.

В частности, вы можете ограничить доступ к созданному адресу, предоставив его только выбранным сотрудникам и группам:

Важно

• Обязательно протестируйте внесенные настройки, нажав на кнопку Протестировать учетную запись. Если тест не проходит, сохранять эти изменения нельзя, иначе ПланФикс не сможет отправлять сообщения вашим контрагентам.
• Если в используемом вами почтовом сервисе включена двухфакторная авторизация, может понадобиться пройти дополнительную процедуру подключения

Использование внешних email-адресов компании

В настройках e-mail адреса компании вы можете указать проекты, для которых будет использоваться этот адрес:

Такой подход позволяет вести в одном аккаунте ПланФикса работу от лица нескольких компаний/брендов и выбирать, с какого адреса будут отправляться письма клиентам в рамках конкретного проекта. В других проектах, а также в задачах без проекта такой адрес будет недоступен для выбора, чтобы снять возможность отправки письма с него в результате случайной ошибки пользователя при выборе из списка адресов.

Если не указывать проекты, для которых доступен этот адрес, он будет доступен во всех проектах. Выбрать адрес, с которого будет осуществляться отправка письма внешнему контакту, можно при добавлении действий (для этого включите современный вид отображения интерфейса ПланФикса):

Совет: Добавьте как минимум один адрес компании без привязки к конкретному проекту для того, чтобы письма внешним контактам из ПланФикса уходили с этого адреса в случаях, когда работа идет в проектах, у которых не установлен "свой" адрес, или в задачах без проекта.

Ошибка при отправке письма клиенту без доступа в Планфикс

Если при включении отправки почты через корпоративный адрес вы получаете сообщение об ошибке, прочтите внимательно текст ошибки. Как правило, ее возвращает ваш корпоративный сервер и текст ошибки содержит причину, по которой письмо не было отправлено или доставлено. Самые частые среди них мы привели на отдельной странице.

Перейти

• Отправка писем с внешнего почтового ящика
• Настройка исходящей почты
• Работа в ПланФиксе с помощью e-mail