Рекомендации по работе с внешней почтой: различия между версиями

Текущая версия от 09:43, 14 августа 2024

Мы рекомендуем такую схему работы с почтой в ПланФиксе:

Входящая почта попадает на внешний ящик на одном из сервисов, обладающих качественным спам-фильтром: GMail, Mail.ru или на ваш корпоративный почтовый сервер.

Там настраивается автоматическая переадресация внутрь ПланФикса — например, на виртуальный почтовый ящик, на котором удобно настроить правила обработки почты и формирования из писем задач в нужных проектах, или на внутренний email-адрес сотрудника.

Добавив настройки своей почтовой записи в ПланФикс, вы обеспечите ответ клиенту с того же внешнего ящика, на который он написал свое письмо.

Такая конструкция позволит вам перевести в ПланФикс всю переписку с клиентами:

Новое письмо на ваш адрес автоматически станет задачей в ПланФиксе. Для отправителя при этом будет создан новый контакт, если ранее в ПланФиксе не было контакта с таким адресом email.
Комментарий, добавленный вами в этой задаче, будет отправлен клиенту или другому внешнему контакту в виде обычного письма (если, конечно, он будет уведомлен об этом комментарии). Такой подход позволяет вести переписку с коллегами по задаче, уведомляя клиента только о тех комментариях, которые должны быть ему отправлены.
Ответ внешнего контакта на комментарий из ПланФикса попадает в задачу, в которой был добавлен комментарий. При этом о получении нового ответа будут уведомлены те же пользователи, которые уведомлялись в комментарии, на который пришел ответ. Это повторяет привычный способ переписки с несколькими адресатами.

Защита от спама

Описанный способ позволяет получать минимум спама, так как основная его часть будет отсекаться внешними спам-фильтрами почтовых систем.

При этом, если по какой-то причине ваш внутренний e-mail адрес ПланФикса попал в базу спамеров и вы получаете почту напрямую на него, то можно сменить его:

если это ваш личный адрес, то изменить его можно, сменив логин в системе. Логин является составной частью вашего внутреннего e-mail адреса, поэтому изменив его, вы изменяете и сам адрес.

Обратите внимание: после смены такие письма доходить не будут — нужно предупредить всех, с кем вы переписывались, о смене адреса.

если это виртуальный e-mail, то его можно удалить и создать новый. Есть определенные неудобства, связанные с перенастройкой правил обработки писем, приходящих на этот адрес — но если спама действительно много, то эти неудобства не кажутся такими уж страшными

Перейти

Как защититься от спама
Блог ПланФикса: Антиспам 1.0

@@ Строка 1: / Строка 1: @@
-Вообще, мы всем советуем не доводить дело до борьбы со спам-письмами внутри ПланФикса. Гораздо эффективнее отдать ее в руки тех, кто на этом съел не одну @ — почтовым сервисам.
+Мы рекомендуем такую схему работы с почтой в ПланФиксе:
-Идеальным для вас будет такая схема работы с почтой в ПланФиксе:
+*Входящая почта попадает на внешний ящик на одном из сервисов, обладающих качественным спам-фильтром: GMail, Mail.ru или на ваш корпоративный почтовый сервер.
-*Входящая почта попадает на внешний ящик на одном из сервисов, обладающих качественным спам-фильтром: GMail, Mail.ru и так далее. Ну или на ваш корпоративный почтовый сервер, если там все хорошо с антиспамом.
+*Там настраивается автоматическая переадресация внутрь ПланФикса — например, на [[Виртуальные e-mail адреса |виртуальный почтовый ящик]], на котором удобно настроить [[Правила создания задач по e-mail |правила обработки почты]] и формирования из писем [[Задачи | задач]] в нужных [[Проекты| проектах]], или на [[Как поставить задачу по e-mail | внутренний email-адрес сотрудника]].
-*Там настраивается автоматическая переадресация внутрь ПланФикса — например, на виртуальный почтовый ящик, на котором удобно настроить правила обработки почты и формирования из писем задач в нужных проектах.
+*Добавив [[Отправка писем с внешнего почтового ящика | настройки своей почтовой записи]] в ПланФикс, вы обеспечите ответ клиенту с того же внешнего ящика, на который он написал свое письмо.
-*Добавив настройки своей почтовой записи в ПланФикс, вы обеспечите ответ клиенту с того же внешнего ящика, на который он написал свое письмо.
+Такая конструкция позволит вам перевести в ПланФикс всю переписку с клиентами:
+*Новое письмо на ваш адрес автоматически станет задачей в ПланФиксе. Для отправителя при этом будет создан новый [[Контакты | контакт]], если ранее в ПланФиксе не было контакта с таким адресом email.
+*Комментарий, добавленный вами в этой задаче, будет отправлен клиенту или другому внешнему контакту в виде обычного письма (если, конечно, он будет уведомлен об этом комментарии). Такой подход позволяет вести переписку с коллегами по задаче, уведомляя клиента только о тех комментариях, которые должны быть ему отправлены.
+*Ответ внешнего контакта на комментарий из ПланФикса попадает в задачу, в которой был добавлен комментарий. При этом о получении нового ответа будут уведомлены те же пользователи, которые уведомлялись в комментарии, на который пришел ответ. Это повторяет привычный способ переписки с несколькими адресатами.
-Такая конструкция позволит вам получать в ПланФикс минимум спама, так как основная его часть будет отсекаться внешними спам-фильтрами почтовых систем. А остатки можно при необходимости добить и планфиксовским Антиспамом.
-Ну а если ваш внутренний e-mail адрес ПланФикса попал в базу какому-то злостному спамеру и вы получаете почту напрямую на него, то есть еще одно верное средство — сменить его:
+== Защита от спама ==
+Описанный способ позволяет получать минимум спама, так как основная его часть будет отсекаться внешними спам-фильтрами почтовых систем.
-*если это ваш личный адрес, то изменить его можно, сменив логин в систему. Логин является составной частью вашего внутреннего e-mail адреса, поэтому изменив его, вы изменяете и сам адрес. Минусом такого подхода является то, что если вам на этот адрес писали не только спамеры, то после смены такие письма доходить не будут — нужно предупредить всех, с кем вы переписывались, о смене адреса.
+При этом, если по какой-то причине ваш внутренний e-mail адрес ПланФикса попал в базу спамеров и вы получаете почту напрямую на него, то можно сменить его:
+*если это ваш личный адрес, то изменить его можно, [[Как изменить логин?  | сменив логин]] в системе. Логин является составной частью вашего внутреннего e-mail адреса, поэтому изменив его, вы изменяете и сам адрес.
+'''Обратите внимание:''' после смены такие письма доходить не будут — нужно предупредить всех, с кем вы переписывались, о смене адреса.
 *если это виртуальный e-mail, то его можно удалить и создать новый. Есть определенные неудобства, связанные с перенастройкой правил обработки писем, приходящих на этот адрес — но если спама действительно много, то эти неудобства не кажутся такими уж страшными
@@ Строка 20: / Строка 27: @@
 == Перейти ==
 *[[Как защититься от спама]]
 * Блог ПланФикса: [https://planfix.com/ru/blog/%D0%B0%D0%BD%D1%82%D0%B8%D1%81%D0%BF%D0%B0%D0%BC-1-0/ Антиспам 1.0]