Znaczniki danych i pola niestandardowe: jaka jest różnica i jak z nich korzystać?
Znaczniki danych i Pola niestandardowe mają podobne funkcje, więc możesz się zastanawiać, jaka jest między nimi różnica lub kiedy powinieneś użyć jednego zamiast drugiego.
Podstawowe różnice
Istnieją dwie główne różnice między znacznikami danych a konfigurowalnymi polami zadań:
1. Znacznik danych może zawierać zestaw pól o różnych typach. Pozwala to używać znaczników danych do dodawania złożonych typów danych. Na przykład jedna linia znacznika danych może zawierać datę płatności, kwotę płatności i opis płatności. To są trzy różne typy pól zgrupowane w jednym punkcie danych o nazwie „Payment”.
2. Do zadania można dodać dowolną liczbę znaczników danych. Umożliwia to używanie znaczników danych do śledzenia narastających wartości; w ten sposób znaczniki danych dają więcej możliwości śledzenia danych niż konfigurowalne pola zadań (zobacz przykłady w następnej sekcji).
Jak ich używać?
Pola niestandardowe najlepiej stosować do wartości, które pojawiają się w obiekcie (zadaniu, kontakcie itp.) jednokrotnie i nie kumulują się w czasie. Przykłady użycia konfigurowalnych pól:
- Adres dostawy dla zadania zamówienia;
- Pełne imię i nazwisko kierowcy na liście przewozowej;
- Budżet przydzielony na zadanie, w godzinach
Znaczniki danych zazwyczaj stosuje się tam, gdzie potrzebne jest śledzenie narastające albo gdy trzeba do zadania dołączyć kilka bloków danych tego samego typu. Przykłady użycia znaczników danych:
- Pozycje zamówienia w zadaniu zamówienia (1 pozycja = 1 wpis znacznika danych)
- Przystanki na trasie na liście przewozowej
- Rzeczywisty czas pracy przy zadaniu, w godzinach (1 wpis znacznika danych na okres czasu)
Zobacz różnice na przykładzie
Wyobraź sobie, że musisz śledzić wydatki w zadaniach. Możesz to zrobić na dwa sposoby:
- Dodać pole „Expenses” do zadania
- Dodać znacznik danych „Expenses” do zadania
Mimo że wygląda to podobnie, użycie znacznika danych w tym przypadku jest znacznie bardziej praktyczne. Używając znacznika danych „Expenses” w zadaniu, automatycznie rejestrujesz wydatki w trakcie pracy nad zadaniem. Co więcej, jeśli chcesz śledzić wartości narastające, wystarczy dodać kolejną linię znacznika danych „Expenses”. Łatwo też znaleźć błędy, jeśli się pojawią, ponieważ możesz zobaczyć wszystkie wartości „Expenses”, które zostały dodane w czasie, oraz kiedy zostały dodane.
Jeśli dodasz konfigurowalne pole „Expenses” do zadania i chcesz, aby było narastające, za każdym razem musisz zastępować wartość w polu nową wartością skumulowaną przy dodawaniu nowych wydatków. Poza niewygodą techniczną istnieje niezerowe prawdopodobieństwo, że ktoś popełni błąd przy obliczaniu lub edycji danych. Taki błąd byłby bardzo trudny do wykrycia.
Wspólne użycie
Przykładem wspólnego użycia konfigurowalnych pól i znaczników danych jest obliczanie planowanych i rzeczywistych wydatków na zadaniu:
- Planowane wydatki (lub budżet) można wpisać jako konfigurowalne pole, ponieważ jest to precyzyjna liczba ustalona i wprowadzana jednokrotnie.
- Ma sens wpisywanie rzeczywistych wydatków jako znacznika danych, ponieważ może być kilka wydatków w całym cyklu życia zadania i zwykle nie są wprowadzane jednocześnie.
Raporty pozwalają utworzyć jedną tabelę, która wyświetla budżet z konfigurowalnego pola oraz wydatki ze znaczników danych, wraz z dowolnymi potrzebnymi obliczeniami.