Daten-Tags und benutzerdefinierte Felder: Was ist der Unterschied und wie verwende ich sie?
Daten-Tags und Benutzerdefinierte Felder haben ähnliche Funktionen, daher fragen Sie sich vielleicht, worin der Unterschied besteht oder wann Sie das eine statt des anderen verwenden sollten.
Grundlegende Unterschiede
Es gibt zwei Hauptunterschiede zwischen Daten-Tags und anpassbaren Aufgabenfeldern:
1. Ein Daten-Tag kann ein Set von Feldern enthalten, die unterschiedliche Typen haben. Dadurch können Sie Daten-Tags verwenden, um komplexe Datentypen hinzuzufügen. Zum Beispiel kann eine Zeile eines Daten-Tags Zahlungsdatum, Zahlungsbetrag und Zahlungsbeschreibung enthalten. Dies sind drei verschiedene Feldtypen, die in einem einheitlichen Datenpunkt namens "Payment" zusammengeführt werden.
2. Beliebig viele Daten-Tags können einer Aufgabe hinzugefügt werden. Dadurch eignen sich Daten-Tags zur kumulativen Erfassung von Daten; auf diese Weise bieten Daten-Tags mehr Möglichkeiten zur Nachverfolgung Ihrer Daten als anpassbare Aufgabenfelder (siehe die Beispiele im nächsten Abschnitt).
Wie verwende ich sie?
Benutzerdefinierte Felder eignen sich am besten für Werte, die in einem Objekt (Aufgabe, Kontakt usw.) einmalig vorkommen und nicht über die Zeit kumulieren. Beispiele für die Verwendung anpassbarer Aufgabenfelder:
- Lieferadresse für eine Bestellaufgabe;
- Vollständiger Name des Fahrers auf einem Frachtbrief;
- Das für eine Aufgabe veranschlagte Budget in Stunden
Daten-Tags werden üblicherweise dort eingesetzt, wo Sie eine kumulative Erfassung benötigen oder wenn Sie mehrere Datenblöcke gleichen Typs an eine Aufgabe anhängen müssen. Beispiele für die Verwendung von Daten-Tags:
- Bestellpositionen in einer Bestellaufgabe (1 Position = 1 Eintrag im Daten-Tag)
- Anlieferstopps auf einem Frachtbrief
- Tatsächlich aufgewendete Zeit für eine Aufgabe in Stunden (1 Eintrag im Daten-Tag pro Zeitraum)
Unterschiede anhand eines Beispiels
Stellen Sie sich vor, Sie müssen Ausgaben über Aufgaben hinweg verfolgen. Sie können dies auf zwei Arten berechnen:
- Ein Feld "Expenses" zu einer Aufgabe hinzufügen
- Ein Daten-Tag "Expenses" zu einer Aufgabe hinzufügen
Obwohl das ähnlich erscheint, ist die Verwendung eines Daten-Tags in diesem Fall deutlich nützlicher. Wenn Sie ein Daten-Tag "Expenses" in der Aufgabe verwenden, erfassen Sie Ausgaben automatisch während der Arbeit an der Aufgabe. Wenn Sie kumulative Werte verfolgen möchten, müssen Sie einfach eine weitere "Expenses"-Daten-Tag-Zeile hinzufügen. Fehler lassen sich leicht finden, falls sie auftreten, weil Sie alle im Laufe der Zeit hinzugefügten "Expenses"-Werte und deren Zeitpunkte sehen können.
Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Feld "Expenses" zur Aufgabe hinzufügen und es kumulativ haben möchten, müssen Sie den Wert im Feld jedes Mal durch den neuen kumulierten Wert ersetzen, wenn neue Ausgaben hinzukommen. Abgesehen davon, dass das technisch unbequem ist, besteht eine nicht unerhebliche Wahrscheinlichkeit, dass jemand beim Berechnen oder Bearbeiten einen Fehler macht. Ein solcher Fehler wäre nur schwer zu identifizieren.
Gemeinsame Nutzung
Ein Beispiel für die gemeinsame Nutzung anpassbarer Aufgabenfelder und Daten-Tags ist die Berechnung geplanter und tatsächlicher Ausgaben für eine Aufgabe:
- Geplante Ausgaben (oder ein Budget) können als anpassbares Aufgabenfeld eingegeben werden, da es sich um eine einmalig vereinbarte und eingetragene genaue Zahl handelt.
- Tatsächliche Ausgaben macht es mehr Sinn als Daten-Tag zu erfassen, da während des gesamten Lebenszyklus der Aufgabe mehrere Ausgaben anfallen können und diese in der Regel nicht alle auf einmal erfasst werden.
Berichte ermöglichen es Ihnen, eine Tabelle zu erstellen, die das Budget aus einem anpassbaren Aufgabenfeld und die Ausgaben aus Daten-Tags zusammen mit beliebigen Berechnungen anzeigt.