Відправлення листів з зовнішньої поштової скриньки

Planfix може надсилати листи з зовнішніх e-mail-адрес. Налаштування поштового запису можливе на рівні особистої картки користувача (зовнішні адреси співробітників) та на рівні всього акаунта (зовнішні адреси компанії).

Зазвичай ця можливість використовується для того, щоб ваші клієнти, партнери й підрядники отримували звичні листи з корпоративних або особистих адрес ваших співробітників, а ви при цьому працювали в Planfix.

Налаштування зовнішніх поштових адрес

Налаштування здійснюється в Управлінні акаунтом / Робота з e-mail / Вихідні повідомлення. Детальні інструкції з налаштування поштового запису для співробітників і компанії наведені за посиланнями:

Робота з кількома зовнішніми поштовими адресами

Задавши в налаштуваннях зовнішню адресу компанії для одного або кількох проєктів, для яких вона має використовуватися, ви забезпечуєте автоматичне спілкування зовнішніх контактів з цієї адреси для будь-якого завдання в одному з перелічених проєктів.

Якщо у співробітника є доступ до кількох поштових адрес — як особистих, так і адрес компанії — і ці адреси доступні в проєкті, в якому він працює, то при додаванні коментаря в Planfix у співробітника з’являється можливість обрати адресу, з якої буде відправлено це повідомлення:

Щоб співробітник, який має доступ до кількох поштових адрес, при створенні міг вибрати, з якої саме адреси піде повідомлення зовнішньому контакту про створене завдання (лист, надісланий йому), необхідно, щоб у шаблоні, за яким створюється це завдання-лист, було системне поле Зовнішня адреса. Якщо поле відсутнє, потрібно відредагувати шаблон і додати поле на одну з панелей:

Важливо

Якщо дані облікового запису пошти налаштовані і на рівні акаунта, і на рівні конкретного користувача, то спрацюють налаштування на рівні користувача. Це дає змогу в одному акаунті для частини співробітників використовувати спільну поштову скриньку (налаштувавши її на рівні акаунта), а для іншої частини – особисті e-mail-адреси (налаштувавши їх у особистих картках співробітників).

Відправлення листів із зовнішніх поштових скриньок можливе лише для платних і преміум-акаунтів Planfix. Користувачі на безкоштовному пакеті не зможуть користуватися цією функцією; їхні листи будуть надсилатися з внутрішньої поштової адреси співробітника в Planfix.

Для нових акаунтів Planfix ці можливості будуть доступні протягом пробного періоду, тож вони зможуть протестувати їх застосування для своєї ситуації. Якщо після закінчення пробного періоду акаунт перейде на безкоштовний пакет, листи почнуть надсилатися з внутрішньої поштової адреси в Planfix.

Наведені налаштування впливають лише на вихідну пошту. Вхідні повідомлення мають переспрямовуватися на внутрішню поштову адресу в Planfix.

Ми рекомендуємо додати принаймні одну адресу компанії без прив’язки до конкретного проєкту, щоб листи зовнішнім контактам з Planfix надсилалися з цієї адреси у випадках, коли робота ведеться в проєктах, у яких не встановлено «свою» адресу для надсилання повідомлень, або в завданнях без проєкту.

Потрапляння листів у спам у клієнта

Якщо ви надсилаєте листи через свій сервер, то щоб вони не потрапляли в спам у клієнта, сервер має відповідати вимогам, які ставлять популярні поштові сервери. Planfix у такому випадку на це не впливає.
Перевірте, що на сервері є: SPF-запис, DKIM-підпис.

Для перевірки можна скористатися сервісом від Google (бажано, якщо поштову скриньку надає Google): https://toolbox.googleapps.com/apps/checkmx/

Або аналогічними іншими сервісами, наприклад: https://www.activecampaign.com/dkim-spf-check/

Якщо сервер вже використовується для розсилки пошти: зареєструйтеся на postmaster.mail.ru і перевірте доставлюваність та репутацію домену. Якщо з нею проблеми і багато скарг — підпишіться на FBL і подивіться, на що скаржаться. Аналогічно для postmaster.google.com

Використання сервісів відправки транзакційних листів

Ви можете використовувати сервіси відправки транзакційних листів, які надають SMTP API. Приклади таких сервісів:

Навігаційне меню

Перейти