Зовнішній користувач
Матеріал з Planfix
Зовнішні користувачі додаються в Planfix як контакти. У контактів буває два види доступу:
- Базовий — обмежений доступ через особистий кабінет.
- Розширений — повноцінний доступ в Planfix з певними обмеженнями порівняно зі співробітником.
Зверніть увагу: ви можете працювати з клієнтом або фрілансером в Planfix по email, не надаючи йому доступ в систему — він буде отримувати на свою електронну пошту листи з вашими коментарями, а його відповіді на ці листи потраплять в Planfix у вигляді нових дій. Також йому буде автоматично доступний Особистий кабінет.
Якщо ж вам зручніше дати йому доступ в систему, щоб він входив в Planfix і працював в веб-інтерфейсі, то ось як це можна зробити:
- У розділі Контакти вибираємо або створюємо потрібний тип контакту: Компанію або Контакт (приватна особа)
- Якщо це Компанія, то додатково створюємо для неї Контакт: людину, яка буде мати розширений доступ в Planfix.
- Примітка: В принципі, можна дати доступ і для самої Компанії, але у неї може бути кілька контактів, тому в загальному випадку зручніше і правильніше видавати доступ на рівні контакту.
- Заходимо в картку контакту і натискаємо кнопку Редагувати;
- У блоку Налаштування і гостьовий доступ в Planfix знаходимо позначку Доступ в Planfix:
- Активуємо позначку, клієнту на пошту відправляється запрошення з активаційним посиланням.
- Перейшовши за ним, клієнт потрапить на сторінку авторизації, де повинен встановити пароль для доступу в Planfix. Для повторного входу в систему зовнішній користувач на сторінці облікового запису як логін вводить електронну пошту і вказує пароль, встановлений при першій авторизації.
- У випадку, якщо пароль втрачено, його можна відновити, за посиланням Забули пароль. Вона розташована під формою авторизації на сторінці облікового запису.
- Примітка: Зовнішні користувачі не можуть встановити власний логін для авторизації, ця настройка доступна тільки для співробітників.
Робота зовнішнього контакту в Planfix
- Коли клієнт перейде за посиланням і активує свій обліковий запис, він буде бачити тільки ті проекти, в яких його компанія вказана в якості контрагента проекту, а також ті, до завдань яких він має доступ. Перевірте, чи прив'язана компанія контакту як контрагент до потрібного проекту.
- У цих проектах клієнт зможе ставити завдання менеджеру проекту або своєму відповідальному. Перевірте, чи призначений потрібний менеджер в картці проекту.
- При цьому, якщо він не доданий до жодного з завдань, він не буде їх бачити в списку завдань проекту. При необхідності його можна підключати до конкретних завдань, в них він буде бачити переписку і інші дії.
- Якщо клієнт (і його компанія в якості контрагента) не бере участі в жодних завданнях і проектах, то при створенні ним завдання, проект в ньому не вказується. А якщо бере участь, і проект явно не вказаний в шаблоні або фільтрі, то при створенні завдання клієнтом, система автоматично додасть в неї перший з доступних проектів.
Така система дозволяє налаштувати потрібний рівень спілкування з клієнтом:
- у класичному варіанті клієнт спілкується тільки з менеджером проекту, який на основі надійшлої від клієнта інформації ставить завдання співробітникам і контролює їх виконання;
- при близьких і довірчих стосунках з клієнтом, ви можете просто додавати його в якості співвиконавця або учасника в завдання проекту, тоді він зможе спілкуватися зі співробітниками напряму.
Важливо
- Не варто призначати клієнта аудитором проекту або завдання, так як аудитор має повний доступ до всіх завдань проекту, в тому числі може закривати їх, видаляти і т.п.
- Ви можете керувати видимістю коментарів для зовнішнього користувача в доступних йому завданнях.
- Ви можете надати автоматичний доступ клієнтам до завдань своєї компанії.
Корисна інформація
- Приховані (приватні) коментарі — зручно використовувати для прихованої переписки по завданню, в яке підключений клієнт.
- Список обмежень при використанні Planfix зовнішніми користувачами.
- Доступ контакту до завдань своєї компанії
- Особистий кабінет клієнта
Зверніть увагу
- Давати доступ клієнтам в Planfix може тільки співробітник з правами Адміністратора і співробітники, у яких активована ця опція в картці:
