Обробка листів, що надходять до завершеного завдання
У бізнес-практиці досить часто трапляється ситуація, коли клієнт, з яким ви вже працювали раніше, через деякий час звертається до вас знову і замість того, щоб написати новий лист на звичайну вхідну адресу компанії, знаходить стару переписку і пише новий запит у вигляді відповіді на старий лист. У Planfix такий лист за замовчуванням стає новим коментарем у старому завданні, яке, швидше за все, до цього часу вже завершено.
Існує ряд обставин, які можуть завадити своєчасній обробці такого запиту клієнта. Найпоширеніші з них - виконавець завершеного завдання вихідний або знаходиться у відпустці. Відповідно, якщо лист клієнта просто додається до завершеного завдання, про це стане відомо зі затримкою, коли співробітник вийде на роботу. У найгіршому варіанті, лист в принципі залишиться без відповіді, оскільки виконавець завершеного завдання вже не працює в компанії.
На відміну від звичайної переписки по email, в Planfix є опція, яка вирішує цю проблему: Створювати нове завдання при відповіді в неактивне завдання. Її активація дозволяє запустити процес обробки нового запиту клієнта "з чистого аркуша":
- Відповідь клієнта стає новим завданням
- При цьому використовуються правила обробки листів для тієї адреси ( віртуальної або внутрішньої адреси співробітника), на яку раніше прийшло лист, за яким було створено початкове (тепер завершене) завдання.
Ця логіка покриває найбільш поширену ситуацію: ви можете отримувати листи клієнтів і обробляти їх, а якщо завдання-заявка, створена за листом, завершена, то наступний лист клієнта призводить до появи нової заявки за стандартним для цього типу заявок сценарієм.
Корисно
- До опису створюваного завдання додається посилання на попереднє (завершене) завдання. Це допомагає при необхідності відновити хід спілкування і знайти потрібну інформацію в історії переписки з цим клієнтом.
- Якщо початкове завдання було створено з листа, який прийшов одразу на кілька внутрішніх адрес співробітників, то до неї були застосовані правила, налаштовані для кожної з таких адрес. Аналогічна логіка діє і при обробці листів, що надійшли до завершеного завдання при активованій опції "Створювати нове завдання при відповіді в неактивне завдання".