Налаштування зовнішніх поштових адрес компанії
- З особистої (корпоративної) адреси електронної пошти користувача.
- З загальної для декількох (або всіх) користувачів адреси електронної пошти компанії.
Planfix передбачає використання або першого, або другого варіанту. Якщо дані облікового запису пошти налаштовані і на рівні компанії, і на рівні конкретного співробітника, то спрацюють налаштування на рівні співробітника. Це дає можливість в одному акаунті для частини співробітників використовувати загальну поштову скриньку (налаштувавши її на рівні компанії), а для іншої частини - особисті адреси e-mail (налаштувавши їх в особистих картках співробітників).
- Зверніть увагу: на поштовому сервері повинна бути включена можливість підключення за протоколом POP3.
Налаштування зовнішніх поштових адрес компанії використовується, якщо листи до зовнішніх контактів повинні відправлятися з однієї, загальної для декількох (або всіх) співробітників адреси електронної пошти компанії. Зазвичай, такий підхід використовується для організації роботи служби підтримки, де оператори обезличені і спілкуються з клієнтами від імені своєї організації.
Якщо вам потрібно, щоб кожен співробітник спілкувався з зовнішніми контактами зі своєї персональної (в тому числі персональної корпоративної) адреси електронної пошти, необхідно використовувати налаштування зовнішніх адрес співробітників.
Налаштування зовнішніх адрес компанії проводиться в розділі Управління акаунтом / Робота з e-mail / Вихідні повідомлення / Зовнішні адреси компанії:
Вибравши цей пункт, ви потрапляєте в список адрес, з яких компанія може відправляти свої повідомлення з Planfix. За замовчуванням, в списку порожньо. Тут же є можливість додати зовнішню адресу:
Клік на кнопку Додати зовнішню адресу викликає вікно налаштувань облікового запису електронної пошти. В ньому є можливість вибрати налаштування за замовчуванням для однієї з популярних поштових служб або ввести дані іншого (в тому числі корпоративного) поштового сервера:
Окрім технічних даних, необхідних для організації відправки email-повідомлень через зовнішній поштовий сервер, в цьому вікні ви можете вибрати додаткові опції.
Зокрема, ви можете обмежити доступ до створеної адреси, надавши його тільки обраним співробітникам і групам:
Важливо
- Обов'язково протестуйте внесені налаштування, натиснувши на кнопку Протестувати обліковий запис. Якщо тест не проходить, зберігати ці зміни не можна, інакше Planfix не зможе відправляти повідомлення вашим контрагентам.
- Якщо в поштовому сервісі, який ви використовуєте, включена двофакторна авторизація, може знадобитися пройти додаткову процедуру підключення
Використання зовнішніх email-адрес компанії
У налаштуваннях e-mail адреси компанії ви можете вказати проекти, для яких буде використовуватися ця адреса:
Такий підхід дозволяє вести в одному акаунті Planfix роботу від імені декількох компаній/брендів і вибирати, з якої адреси будуть відправлятися листи клієнтам в рамках конкретного проекту. У інших проектах, а також в завданнях без проекту така адреса буде недоступна для вибору, щоб зняти можливість відправки листа з неї в результаті випадкової помилки користувача при виборі зі списку адрес.
Якщо не вказувати проекти, для яких доступна ця адреса, вона буде доступна в усіх проектах. Вибрати адресу, з якої буде здійснюватися відправка листа зовнішньому контакту, можна при додаванні дій (для цього включіть сучасний вид відображення інтерфейсу Planfix):
Порада: Додайте як мінімум одну адресу компанії без прив'язки до конкретного проекту для того, щоб листи зовнішнім контактам з Planfix відходили з цієї адреси в випадках, коли робота йде в проектах, у яких не встановлена "своя" адреса, або в завданнях без проекту.
Помилка при відправці листа клієнту без доступу в Planfix
Якщо при включенні відправки пошти через корпоративну адресу ви отримуєте повідомлення про помилку, прочитайте уважно текст помилки. Зазвичай, її повертає ваш корпоративний сервер і текст помилки містить причину, через яку лист не було відправлено або доставлено. Найчастіші серед них ми навели на окремій сторінці.