Імпорт контактів
Імпорт дозволяє завантажувати в Planfix дані Компаній та Контактів з інших джерел, а також оновлювати їх.
Відео про те, як провести імпорт контактів в Planfix:
Імпорт контактів викликається кнопкою на панелі дій в розділі Контакти:
Вікно імпорту контактів складається з трьох блоків, які детально описані нижче.
1. Завантажити файл з даними контактів
На цьому кроці необхідно вибрати заздалегідь підготовлений файл, що містить дані контактів. Підтримуються файли форматів csv, xls, xlsx, а також файли Microsoft Project:
Корисно: Поради по підготовці файлу для імпорту в форматі CSV
Після завантаження файлу відкриваються наступні розділи налаштувань імпорту.
2. Налаштування імпорту
На цьому кроці в першу чергу необхідно вибрати, що саме буде імпортуватися: Контакти чи Компанії. Це визначається шаблоном, який можна вибрати зі списку:
- Корисні поради:
- у випадку, коли потрібно імпортувати Компанії та їх Контакти, спочатку потрібно імпортувати Компанії, потім імпортувати Контакти (у стовпці Компанія для Контакта при цьому повинна бути точно збігаюча назва вже імпортованої компанії);
- якщо для Контакта вказана неіснуюча в системі Компанія, в процесі імпорту вона буде створена автоматично;
- для пробних акаунтів і акаунтів, що працюють за пакетом Безкоштовний існує обмеження на загальну кількість контактів в системі, тому імпорт можливий лише в рамках досягнення вказаних лімітів.
Далі в налаштуваннях імпорту необхідно вибрати один з варіантів поведінки стосовно вже існуючих в системі контактів:
- Ігнорувати існуючі контакти. В цьому випадку система буде перевіряти кожен контакт з вашого файлу на предмет збігу його даних з вже існуючими контактами, щоб запобігти появі дублікатів. Якщо збіг буде знайдено, такий контакт в систему доданий не буде.
- Оновлювати дані існуючих контактів при імпорту. Це бажаний варіант, так як в цьому випадку система буде перевіряти кожен контакт з вашого файлу на предмет збігу його даних з вже існуючими контактами і в разі, якщо такий контакт знайдений, намагатиметься доповнити його даними з файлу.
- Вважати всі контакти новими. Вибір цього варіанта призведе до того, що в систему без додаткових перевірок будуть завантажені всі контакти з вашого файлу. Важливо розуміти, що при виборі цього варіанта не перевіряється наявність в системі контактів з аналогічними адресами email, телефонами і т.п. Тому його рекомендується використовувати лише в ситуаціях, коли ви впевнені, що в системі немає контактів з аналогічними даними. Наприклад, якщо ви імпортуєте свою базу даних контактів в порожній акаунт Planfix. В іншому випадку вибір цієї опції може призвести до створення дублікатів контактів, тобто декількох карток контактів з повністю або частково перетинаючою інформацією.
При виборі першого або другого варіанта вам потрібно буде додатково вказати спосіб, яким система буде визначати збіг імпортованих контактів з існуючими:
В цьому списку представлено кілька варіантів комплексної перевірки за набором полів, а також всі користувацькі поля, які можуть містити "ключ", що визначає унікальність контакта.
3. Дані для імпорту
В цьому блоку відображено кілька рядків з вашого файлу імпорту. Вам необхідно провести відповідність стовпців в відображуваній таблиці і полів контакта:
При цьому:
- відповідність відбувається з полями з вибраного вами шаблону Контакта або Компанії;
- в обов'язковому порядку необхідно вибрати стовпець файлу, в якому зберігається ім'я контакта / назва компанії;
- якщо значення в першому рядку стовпця збігається з назвою поля контакта в Planfix, відповідність відбувається автоматично - це дозволяє підготувати файл певного формату, щоб при частому імпорту не доводилося кожен раз робити відповідність вручну
Після того, як відповідність стовпців файлу з полями контакта задано, необхідно натиснути на кнопку Почати імпорт. В ході імпорту в інформаційному вікні буде видається інформація про кількість імпортованих контактів.
Важливо
- При імпорті в поле типу Дата та час дані повинні бути представлені в форматі дд-мм-гггг мм:чч.
- Замість символа "-" можуть використовуватися символи "." (точка) або "/" (слеш).
- Номер дня у вигляді однієї цифри і рік у вигляді двох цифр на поточний момент не підтримуються.
- З Microsoft Project в Planfix імпортуються лише зв'язки та дати.
Додаткова інформація