Шаблоны документов

Шаблон документа — это файл в формате Microsoft Excel или Microsoft Word, в котором вы можете использовать поля из задач и аналитик ПланФикса. Для этого в шаблон документа вставляются специальные переменные.

Когда по шаблону формируется документ, в эти переменные автоматически подставляются значения из текущей задачи или комментария. В результате вы получаете готовый документ с нужными данными, который сразу прикрепляется к задаче.

Создание шаблона документа

Шаблоны документа используют формат Microsoft Excel или Microsoft Word. Мы рекомендуем использовать для создания и редактирования шаблонов соответствующие программные пакеты или бесплатный пакет LibreOffice.

Важно: использование других редакторов, например онлайн-редакторов Google, не гарантирует работоспособность получившегося шаблона.

Список переменных, содержащих данные задач, аналитик и других сущностей ПланФикса, которые можно использовать в шаблонах, доступен в разделе Документы — Шаблоны документов:

Для начала использования готовый шаблон необходимо загрузить в ПланФикс. Это можно сделать в разделе Документы — Шаблоны документов — Новый шаблон:

Работа с шаблонами документов

По готовому шаблону можно создать документ, который будет содержать данные из задачи и сразу прикрепится к ней. Создание документа по шаблону происходит в интерфейсе добавления файла к задаче:

или же в интерфейсе автоматического сценария:

При создании документа по шаблону есть возможность:

выбрать формат итогового файла, который будет прикреплен к задаче;
изменить номер документа (он автоматически увеличивается на 1 при каждом новом формировании, но иногда нужно перескочить на другую нумерацию);
изменить дату документа (если это необходимо).

Задание имени документа, созданного по шаблону

В имени создаваемого по шаблону документа можно использовать различные переменные, их список можно открыть кликом по значку:

С их помощью составляется имя файла любой степени сложности:

При создании документа в название создаваемого файла подставятся реальные значения указанных переменных:

Указание типа файла

В шаблоне можно указать тип, который будет присваиваться создаваемому файлу по умолчанию:

После этого документ будет создаваться согласно указанному типу, если при создании не указать иной тип вручную:

Навигация

Перейти