Подпись в письмах из ПланФикса
В ПланФиксе существует возможность добавлять подпись к письмам, адресованным внешним контактам. Реализованы четыре типа подписи, покрывающие широкое поле вариантов использования:
- Личная подпись сотрудника, настраиваемая в его карточке
- Личная подпись сотрудника, настраиваемая на уровне каждого из используемых им внешних адресов
- Подпись группы сотрудников, настраиваемая на уровне аккаунта
- Подпись группы сотрудников, настраиваемая на уровне используемых ими внешних адресов
Личная подпись сотрудника, настраиваемая в его карточке
В личной карточке сотрудника в режиме Редактировать в разворачиваемой группе Работа с e-mail расположен чекбокс Добавлять подпись к уведомлениям внешним контактам. Активировав его, вы увидите текстовый блок, в котором сможете добавить привычную для себя подпись:
Эта подпись используется в следующих случаях:
- Если уведомления внешним контактам отправляются с внутреннего email сотрудника в ПланФиксе. То есть, внешние почтовые адреса не используются.
- Если уведомления внешним контактам отправляются с внешнего почтового адреса (личного или адреса компании), но на их уровне (см. ниже) подпись не настроена.
Личная подпись сотрудника на уровне внешнего почтового адреса
ПланФикс позволяет добавлять один или несколько внешних почтовых адресов сотрудника, с которых отправляются письма внешним контактам, в зависимости от проекта или других условий. Для каждого из таких адресов может быть настроена своя подпись:
Эта подпись будет использована только при отправке писем-уведомлений с использованием данного email-адреса.
Подпись группы сотрудников, настраиваемая на уровне аккаунта
В некоторых случаях нужно, чтобы определенные сотрудники аккаунта взаимодействовали с внешним миром через единый адрес электронной почты и для них добавлялась одна универсальная подпись. Например, часто такой подход используется при организации работы службы поддержки – клиент работает с обезличенным оператором и не привязан к конкретным сотрудникам.
Если при этом уведомления внешним контактам отсылаются с внутреннего email-адреса ПланФикса, то подпись для таких писем-уведомлений можно настроить в Управлении аккаунтом / Работа с e-mail / Исходящие сообщения / Подпись к уведомлениям:
- Если подписи настроены и на уровне аккаунта, и в карточке конкретного пользователя, то сработают настройки на уровне пользователя (первый вариант, описанный в этой справочной статье). Это дает возможность в одном аккаунте для части сотрудников использовать общую подпись (настроив ее на уровне аккаунта), а для другой части – личные подписи (настроив их в личных карточках сотрудников).
- Обратите внимание, автоподпись, настроенная на уровне аккаунта сотрудника, добавляется в письмо, когда в шаблоне письма стоит галочка «Отправлять подпись».
Подпись группы сотрудников, настраиваемая на уровне адреса
Если в ситуации, описанной в предыдущем подразделе, необходимо отправлять письма-уведомления с внешнего адреса компании, то подпись можно задать в настройках каждого такого адреса:
Эта подпись будет использована только при отправке писем-уведомлений с использованием данного email-адреса.
Картинка в подписи
Для того, чтобы вставить в подпись картинку или логотип, необходимо в соседней вкладке браузера открыть эту картинку из любого публичного источника, и перетащить ее в свою подпись в режиме редактирования (картинка вставляется ссылкой на сторонний ресурс, потому ссылка должна быть публичной).
Обратите внимание, допустимый объем картинки (с текстом и форматированием) в подписи не должен превышать 64 кб.
Важно
- Использование автоматических подписей любого типа возможно только для платных и премиум-аккаунтов. Пользователи на бесплатном пакете пользоваться ими не смогут.
- Для новых аккаунтов ПланФикса эти возможности будут доступны в течение пробного периода, так что они смогут протестировать их применение для своей ситуации. Если после окончания пробного периода аккаунт перейдет на бесплатный пакет, письма начнут отправляться без подписи.