Настройка внешних почтовых адресов сотрудников
- С личного (корпоративного) адреса электронной почты пользователя.
- С общего для нескольких (или всех) пользователей адреса электронной почты компании.
ПланФикс предполагает использование либо первого, либо второго варианта. Если данные учетной записи почты настроены и на уровне компании, и на уровне конкретного сотрудника, то сработают настройки на уровне сотрудника. Это дает возможность в одном аккаунте для части сотрудников использовать общий почтовый ящик (настроив его на уровне компании), а для другой части – личные адреса e-mail (настроив их в личных карточках сотрудников).
- Обратите внимание: в почтовом сервере должна быть включена возможность подключения по протоколу POP3.
Настройка внешних почтовых адресов сотрудников используется, если письма внешним контактам должны отправляться с личного (в том числе личного корпоративного) адреса пользователя.
Это наиболее распространенный вариант, так как он соответствует привычному для большинства компаний порядку, когда каждый сотрудник общается с внешними контактами от своего имени. Если вам нужно, чтобы несколько (или все) сотрудники общались с одного общего корпоративного адреса электронной почты, необходимо использовать настройку внешних адресов компании.
Настройка личного адреса сотрудника производится во вкладке Внешние адреса карточки сотрудника или в разделе Управление аккаунтом / Работа с e-mail / Исходящие сообщения / Внешние адреса сотрудников:
Выбрав нужного сотрудника, вы попадаете в список адресов, с которых он может отправлять свои сообщения из ПланФикса. По умолчанию, в списке пусто. Тут же есть возможность добавить внешний адрес:
Клик на кнопку Добавить внешний адрес вызывает окно настроек учетной записи электронной почты. В нем есть возможность выбрать настройки по умолчанию для одной из популярных почтовых служб или ввести данные другого (в том числе корпоративного) почтового сервера:
Обратите внимание
При активированной настройке Получать ответы на этот же адрес письма-ответы от клиента будут приходить на ваш адрес электронной почты и оттуда они посредством переадресации попадут в ПланФикс:
Помимо технических данных, необходимых для организации отправки email-сообщений через внешний почтовый сервер, в этом окне вы можете выбрать дополнительные опции. В том числе указать проекты, для которых будет использоваться этот адрес:
Такой подход позволяет вести в одном аккаунте ПланФикса работу от лица нескольких компаний/брендов и выбирать, с какого адреса будут отправляться письма клиентам в рамках конкретного проекта.
Важно
- Обязательно протестируйте внесенные настройки, нажав на кнопку Протестировать учетную запись. Если тест не проходит, сохранять эти изменения нельзя, иначе ПланФикс не сможет отправлять сообщения вашим контрагентам.
- Если в используемом вами почтовом сервисе включена двухфакторная авторизация, может понадобиться пройти дополнительную процедуру подключения
Ошибка при отправке письма клиенту без доступа в Планфикс
Если при включении отправки почты через корпоративный адрес вы получаете сообщение об ошибке, прочтите внимательно текст ошибки. Как правило, ее возвращает ваш корпоративный сервер и текст ошибки содержит причину, по которой письмо не было отправлено или доставлено. Самые частые среди них мы привели на отдельной странице.