Cum se adaugă un e-mail extern la o sarcină
Fiecare sarcină Planfix are propria sa adresă de email virtuală.
Exemplu: task+123@account.planfix.com sau task.123@account.planfix.com unde:
- 123 este Număr sarcină, și
- account este numele contului tău Planfix.
Emailurile trimise la această adresă vor fi adăugate la sarcină ca acțiuni. Informații suplimentare:
- corpul emailului va fi adăugat la sarcină ca un comentariu nou;
- fișierele atașate la email vor fi adăugate la sarcină în aceeași acțiune ca și comentariul;
- subiectul emailului va fi ignorat;
- toți responsabilii de sarcină vor primi o notificare despre noua acțiune.
Important
Înainte, exista o regulă conform căreia emailul trebuia să fie trimis de la adresa de email a unui angajat sau contact care avea acces la sarcină. Acum, această limitare nu mai există.
Dacă emailul vine de la o adresă de email care nu se află în contul tău, atunci:
- un contact va fi creat automat cu adresa de email și numele persoanei care a trimis emailul
- acest contact va fi adăugat ca participant la sarcină
- o acțiune conținând corpul emailului va fi creată, atribuită acestui contact nou
Dacă acest contact există deja în Planfix, dar nu a fost adăugat la sarcină, acesta va fi adăugat la sarcină ca participant.
Rezultat
Este întotdeauna o idee bună să acorzi atenție adresei de email pe care o folosești pentru a trimite emailuri către Planfix. Dacă Planfix nu recunoaște adresa ta de email, un nou contact va fi creat pentru tine și adăugat la sarcină, indiferent dacă un participant cu numele tău există deja în sarcină cu o altă adresă de email. Colegii tăi vor fi probabil confuzi dacă există doi participanți cu același nume într-o sarcină.
Convenabil
Poți să copiezi ușor adresa de email a sarcinii în clipboard făcând clic pe numele acesteia:
Opțiuni suplimentare
- Dacă nu știi numărul sarcinii de care ai nevoie, poți trimite un email la task+@account.planfix.com (cu semnul plus dar fără numărul sarcinii) și adăuga eticheta #text în subiect, unde în loc de "text" scrii o parte din numele sarcinii. Planfix va căuta sarcina în funcție de partea din numele sarcinii pe care o furnizezi și va adăuga emailul ca o acțiune la prima sarcină găsită. Dacă nu găsește o sarcină cu un nume care conține acel text, emailul va fi adăugat ca o sarcină nouă.
- În mod implicit, toți responsabilii de sarcină vor primi o notificare despre noua acțiune. Dacă adaugi eticheta @nonotify în subiectul unui email, notificările nu vor fi trimise despre noua acțiune.
- Poți utiliza reguli pentru a adăuga emailuri la sarcini
Exemple
| Adresă | Subiect | Ce primim în rezultat |
| task+4568@test.planfix.com | FW: Adăugare la comandă | O acțiune va fi adăugată la sarcina #4568 în contul test.planfix.ru; toți participanții la sarcină vor primi o notificare. |
| task+@test.planfix.com | FW: Adăugare la comandă #abcd | Prima sarcină care conține combinația de litere "abcd" în numele său va fi găsită; o acțiune va fi adăugată la aceasta; toți participanții la sarcină vor primi o notificare. |
| task+4568@test.planfix.com | FW: Adăugare la comandă @nonotify | O acțiune va fi adăugată la sarcina #4568 în contul test.planfix.com; notificările nu vor fi trimise. |
| task+4568@test.planfix.com | FW: Adăugare la comandă #abcd @nonotify | O acțiune va fi adăugată la sarcina #4568 în contul test.planfix.ru; notificările nu vor fi trimise. Eticheta #abcd va fi ignorată deoarece numărul sarcinii este specificat |
Reguli pentru procesarea emailurilor trimise la o sarcină
Pentru o gestionare mai versatilă a acțiunilor adăugate la sarcini prin email, poți configura reguli pentru procesarea emailurilor trimise la sarcini.