Przyjmij najważniejszą zasadę
Aby wdrożyć Planfix w twojej firmie, wszyscy muszą zgodzić się co do jednej bardzo ważnej rzeczy:
Cała komunikacja związana z pracą musi odbywać się wyłącznie w Planfix.
Nie w e-mailach, nie przez Skype, nie przez rozmowy telefoniczne i nie osobiście — lecz w zadaniach w Planfix.
Oczywiście nie możesz zakazać innych form komunikacji, a czasem po prostu łatwiej jest odbyć 15‑minutowe spotkanie, by omówić coś ważnego. Jednak gdy tak się dzieje, osoba odpowiedzialna za spotkanie powinna niezwłocznie dodać notatki do Planfix po spotkaniu lub rozmowie, wskazując wszystkie uzgodnione działania.
Dlaczego to jest tak ważne?
Jeżeli ta zasada nie zostanie wprowadzona od początku, Planfix stanie się jedynie kolejnym kanałem komunikacji między pracownikami. Co gorsza, będzie dla nich ostatnim priorytetem do komunikacji, ponieważ będą przyzwyczajeni do starych narzędzi używanych przed wdrożeniem Planfix. To nie jest dobre. Kiedy ludzie trzymają się starych narzędzi, Planfix nie rozwiąże problemów, dla których został stworzony.
W wielu firmach wygląda to mniej więcej tak: zadanie jest wyznaczane e-mailem; omawiane na WhatsApp i dwukrotnie przez telefon; a przełożony porusza kwestię niewykonania osobiście. Jeśli jedynie dodamy Planfix do tego bałaganu i nie wyegzekwujemy jego używania, nic się nie zmieni: nawet jeśli zadanie zostanie przypisane w Planfix, a potem omawiane przez Viber lub Skype jak wcześniej, przełożony i tak zdenerwuje się i wezwie pracowników, by porozmawiać osobiście, dlaczego zadanie nie zostało wykonane na czas.
Prawdopodobnie rozpoczęliście poszukiwania systemu do zarządzania, ponieważ obecnie wszystkie informacje o działalności firmy są rozproszone po świecie. Część z nich jest w głowach ludzi, część w ich notatkach, a jeszcze więcej w rozmowach — i nie ma jasnego obrazu tego, co się dzieje. Poprawne wdrożenie Planfix pomaga zgromadzić wszystkie te informacje w jednym miejscu. Dopiero wtedy będziecie mieli efektywne narzędzie do zarządzania.
Dlatego zalecamy rozpoczęcie wdrożenia Planfix od poinformowania o tym swoich współpracowników.