Automatyczny podpis w powiadomieniach
Planfix umożliwia dodanie podpisu do wiadomości kierowanych do zewnętrznych kontaktów. Istnieją cztery typy podpisów, które obejmują wiele scenariuszy użycia:
- Podpis osobisty pracownika, konfigurowany w jego karcie
- Podpis osobisty pracownika na poziomie zewnętrznych adresów e-mail
- Podpis grupowy dla pracowników, konfigurowany na poziomie konta
- Podpis osobisty pracownika, konfigurowany dla każdego jego zewnętrznego adresu
Podpis osobisty pracownika, konfigurowany w jego karcie
W karcie pracownika, w trybie edycji, znajduje się pole wyboru Dodaj podpis do powiadomień dla kontaktów zewnętrznych w rozwijanej grupie E-mail. Po zaznaczeniu pola wyboru pojawi się blok tekstowy, w którym można dodać swój zwyczajowy podpis:
Ten podpis jest używany w następujących przypadkach:
- Gdy powiadomienia dla kontaktów zewnętrznych są wysyłane z wewnętrznego e-maila Planfix pracownika — czyli gdy nie jest używany zewnętrzny adres e-mail.
- Jeśli powiadomienia dla kontaktów zewnętrznych są wysyłane z zewnętrznego adresu e-mail (osobistego lub firmowego), ale nie ustawiono podpisu na poziomie tego adresu (patrz niżej).
Podpis osobisty pracownika na poziomie zewnętrznych adresów e-mail
Planfix pozwala pracownikom dodać jeden lub więcej zewnętrznych adresów e-mail, z których mogą wysyłać e-maile do kontaktów zewnętrznych, w zależności od projektu lub innych warunków. Każdy z tych adresów e-mail może mieć własny podpis:
Te podpisy będą używane tylko podczas wysyłania powiadomień z tych adresów e-mail.
Podpis grupowy dla pracowników, konfigurowany na poziomie konta
Czasami niektórzy pracownicy w ramach jednego konta muszą kontaktować się z osobami spoza Planfix z użyciem jednego, wspólnego adresu e-mail. Dla takich pracowników dodaje się uniwersalny podpis. Podejście to jest często stosowane przy organizacji pracy zespołu wsparcia. Klienci kontaktują się z anonimowymi technikami i nie są przypisani do konkretnego pracownika.
W takim przypadku, jeśli powiadomienia do kontaktów zewnętrznych są wysyłane za pomocą e-maila Planfix, podpis dla tych wiadomości można ustawić w Zarządzanie kontem / E-mail / Wiadomości wychodzące / Sygnatura w powiadomieniach:
- Jeśli podpisy są ustawione zarówno na poziomie konta, jak i w karcie konkretnego użytkownika, zastosowane zostaną ustawienia na poziomie użytkownika (pierwszy scenariusz w sekcji pomocy). Dzięki temu możliwe jest używanie ogólnego podpisu dla jednej grupy pracowników w koncie (ustawiając go na poziomie konta) oraz podpisów osobistych dla innej grupy pracowników (ustawiając je w kartach pracowników).
- Zwróć uwagę, że automatyczny podpis skonfigurowany na poziomie konta zostanie dodany do e-maila, jeśli w szablonie e-mail zaznaczono pole Dodaj podpis do powiadomień dla kontaktów zewnętrznych.
Podpis osobisty pracownika, konfigurowany dla każdego z jego zewnętrznych adresów
Jeśli w opisanej wyżej sytuacji potrzebujesz wysyłać powiadomienia e-mail z zewnętrznych firmowych adresów e-mail, możesz dodać podpisy w ustawieniach każdego z adresów:
Te podpisy będą używane tylko podczas wysyłania powiadomień z tych adresów e-mail.
Obrazy w podpisach
Aby dodać obraz lub logo do podpisu, musisz otworzyć publicznie dostępny obraz w nowej karcie przeglądarki i przeciągnąć go do podpisu w trybie edycji. Obraz zostanie wstawiony jako odnośnik do zasobu zewnętrznego, więc musi to być obraz publiczny.
Ważne
- Automatyczne podpisy są dostępne tylko dla kont płatnych i premium. Użytkownicy korzystający z bezpłatnego planu nie mogą ich używać.
- Funkcje te będą dostępne dla nowych kont Planfix w okresach próbnych, aby nowi użytkownicy mogli je przetestować. Jeśli konto przejdzie na bezpłatny plan po okresie próbnym, e-maile będą wysyłane bez podpisów.