Ustawienia zewnętrznego adresu e-mail firmy
- Z osobistego (firmowego) adresu e-mail użytkownika.
- Z współdzielonego firmowego adresu e-mail, z którego korzysta kilku (lub wszyscy) użytkowników.
Planfix obsługuje oba warianty. Jeśli ustawienia kont e-mail są skonfigurowane zarówno na poziomie firmy, jak i na poziomie poszczególnych pracowników, pierwszeństwo mają ustawienia pracownika. Pozwala to niektórym pracownikom korzystać ze współdzielonej skrzynki firmowej (skonfigurowanej na poziomie firmy), podczas gdy inni używają swoich osobistych adresów e-mail (skonfigurowanych w profilu).
- Uwaga: serwer pocztowy musi obsługiwać protokół POP3, aby połączenie było możliwe.
Ta opcja jest używana, gdy e-maile do kontaktów zewnętrznych mają być wysyłane z jednego firmowego adresu e-mail, z którego korzysta kilku (lub wszyscy) pracownicy. Takie rozwiązanie najczęściej stosowane jest w zespołach wsparcia, gdzie członkowie zespołu występują anonimowo i kontaktują się z klientami w imieniu organizacji.
Jeśli chcesz, aby każdy pracownik komunikował się z kontaktami zewnętrznymi z własnego, osobistego adresu e-mail (w tym firmowego konta osobistego), powinieneś użyć zamiast tego ustawień zewnętrznego adresu e-mail pracownika.
Ustawienia zewnętrznych firmowych adresów e-mail znajdują się w Zarządzanie kontem / E-mail / Wiadomości wychodzące / Zewnętrzne adresy e-mail firmy:
Po wybraniu tej opcji zobaczysz listę adresów e-mail, z których firma może wysyłać wiadomości z Planfixa. Domyślnie lista jest pusta. Możesz dodać zewnętrzne adresy e-mail:
Kliknięcie przycisku Dodaj zewnętrzny adres e-mail otwiera okno z ustawieniami konta e-mail. W tym oknie możesz wybrać domyślne ustawienia jednego z popularnych serwisów pocztowych lub wprowadzić dane dla innego serwera pocztowego (w tym firmowego serwera e-mail):
Oprócz danych niezbędnych do wysyłania wiadomości z zewnętrznego serwera e-mail, w tym oknie możesz wybrać dodatkowe opcje.
Na przykład możesz ograniczyć dostęp do utworzonych adresów e-mail, przyznając dostęp tylko wybranym pracownikom lub grupom:
Ważne
- Musisz przetestować ustawienia, klikając przycisk Testuj konto. Jeśli test się nie powiedzie, nie będzie można zapisać zmian i Planfix nie będzie mógł wysyłać wiadomości do kontrahentów.
- Jeśli na używanym serwisie e-mail masz włączone uwierzytelnianie dwuskładnikowe, może być konieczne przejście przez dodatkowy proces połączenia.
Używanie zewnętrznych firmowych adresów e-mail
W ustawieniach firmowych zewnętrznych adresów e-mail możesz określić projekty, dla których dany adres e-mail powinien być używany:
Takie podejście pozwala działać jako kilka firm/mark z jednego konta i wybierać adres, z którego będą wysyłane e-maile do klientów dla konkretnych projektów. Adresy e-mail nie będą dostępne w innych projektach, co zmniejsza ryzyko błędu ludzkiego.
Jeśli nie określisz projektu dla adresu e-mail, adres będzie dostępny we wszystkich projektach. Adres, z którego wiadomość ma być wysłana do kontaktu zewnętrznego, możesz wybrać dodając odpowiednią akcję.
Wskazówka: Dodaj przynajmniej jeden firmowy adres e-mail niezwiązany z konkretnym projektem. Zapewni to, że e-maile do kontaktów zewnętrznych wysyłane z Planfix będą korzystać z tego adresu, jeśli praca dotyczy projektów bez dedykowanego adresu e-mail lub zadań niezwiązanych z żadnym projektem.
Błąd przy wysyłaniu e-maili do kontrahentów bez dostępu do Planfix
Jeżeli masz włączone wysyłanie e-maili z firmowego adresu i pojawia się komunikat o błędzie, przeczytaj go uważnie. Zazwyczaj to serwer firmowy zwraca taki błąd, a w komunikacie znajduje się powód, dla którego wiadomość nie została wysłana lub dostarczona. Najczęstsze przyczyny opisano na osobnej stronie.