Dodawanie zewnętrznego adresu e-mail do zadania
Każde zadanie w Planfix ma swój wirtualny adres e-mail.
Przykład: task+123@account.planfix.com lub task.123@account.planfix.com gdzie:
- 123 to task number, oraz
- account to nazwa Twojego konta Planfix.
E-maile wysyłane na ten adres zostaną dodane do zadania jako akcje. Dodatkowe informacje:
- treść wiadomości e-mail zostanie dodana do zadania jako nowy komentarz;
- pliki załączone do wiadomości zostaną dodane do zadania w tej samej akcji co komentarz;
- temat e-maila będzie ignorowany;
- wszyscy wykonawcy zadania (assignees) otrzymają powiadomienie o nowej akcji.
Ważne
Wcześniej istniało ograniczenie, że e-mail musiał być wysłany z adresu e-mail pracownika lub kontaktu który miał dostęp do zadania. Teraz to ograniczenie nie obowiązuje.
Jeżeli e-mail pochodzi z adresu, który nie znajduje się na Twoim koncie, to:
- automatycznie zostanie utworzony kontakt z adresem e-mail i nazwą osoby, która wysłała wiadomość;
- ten kontakt zostanie dodany jako uczestnik zadania (participant);
- zostanie utworzona akcja zawierająca treść e-maila, przypisana do tego nowego kontaktu.
Jeśli taki kontakt już istnieje w Planfix, ale nie był dodany do zadania, zostanie on dodany do zadania jako uczestnik.
Rezultat
Zawsze warto zwrócić uwagę na adres e-mail, z którego wysyłasz wiadomości do Planfix. Jeśli Planfix nie rozpozna Twojego adresu e-mail, zostanie utworzony nowy kontakt i dodany do zadania, niezależnie od tego, czy w zadaniu już istnieje uczestnik o tym samym imieniu z innym adresem e-mail. Twoi współpracownicy mogą się zdziwić, jeśli w jednym zadaniu pojawią się dwie osoby o tym samym imieniu.
Wygodne
Możesz łatwo skopiować adres e-mail zadania do schowka, klikając jego nazwę:
Dodatkowe opcje
- Jeśli nie znasz numeru zadania, na które chcesz wysłać e-mail, możesz wysłać wiadomość na task+@account.planfix.com (z znakiem plus, ale bez numeru zadania) i dodać etykietę #tekst w temacie, gdzie zamiast "tekst" wpisujesz fragment nazwy zadania. Planfix wyszuka zadanie według podanego fragmentu nazwy i doda e-mail jako akcję do pierwszego znalezionego zadania. Jeśli nie znajdzie zadania, którego nazwa zawiera ten tekst, e-mail zostanie dodany jako nowe zadanie.
- Domyślnie wszyscy wykonawcy zadania (assignees) zostaną powiadomieni o nowej akcji. Jeśli dodasz etykietę @nonotify w temacie e-maila, powiadomienia o nowej akcji nie zostaną wysłane.
- Możesz używać reguł, aby dodawać e-maile do zadań.
Przykłady
| Address | Subject | What we receive in result |
| task+4568@test.planfix.com | FW: Addition to order | An action will be added to task #4568 in the account test.planfix.ru; all task participants will be notified. |
| task+@test.planfix.com | FW: Addition to order #abcd | The first task containing the letter combination "abcd" in its name will be found; an action will be added to it; all task participants will be notified. |
| task+4568@test.planfix.com | FW: Addition to order @nonotify | An action will be added to task #4568 in the account test.planfix.com; notifications will not be sent. |
| task+4568@test.planfix.com | FW: Addition to order #abcd @nonotify | An action will be added to task #4568 in the account test.planfix.ru; notifications will not be sent. The label #abcd will be ignored because the task number is specified |
Zasady przetwarzania e-maili wysyłanych do zadania
Dla bardziej elastycznego zarządzania akcjami dodawanymi do zadań przez e-mail możesz skonfigurować rules for processing emails wysyłanych do zadań.