Automatyczny podpis w powiadomieniach
Planfix umożliwia dodanie podpisu do wiadomości kierowanych do zewnętrznych contacts. Istnieją cztery rodzaje podpisów, które obejmują wiele scenariuszy użytkowania:
- Personal signature of an employee, configurable in their card
- Personal signature of an employee at the level of external email addresses
- Group signature for employees, configurable at account level
- Personal signature of an employee, configurable for each of their external addresses
Personal signature of an employee, configurable in their card
W pracownika's card, w trybie Edit mode, pod rozwijaną grupą Email znajduje się pole wyboru Add signature to notifications for external contacts. Po zaznaczeniu pola pojawi się pole tekstowe, w którym można dodać zwykły podpis:
Ten podpis jest używany w następujących przypadkach:
- Gdy powiadomienia dla kontaktów zewnętrznych są wysyłane z wewnętrznego e-maila Planfix pracownika — czyli gdy nie użyto external email addresses.
- Jeśli powiadomienia dla kontaktów zewnętrznych są wysyłane z zewnętrznego adresu e-mail (personal lub company), ale na poziomie adresu nie ustawiono podpisu (patrz niżej).
Personal signature of an employee at the level of external email addresses
Planfix pozwala pracownikom dodać jeden lub więcej external email addresses, z których mogą korzystać przy wysyłce wiadomości do kontaktów zewnętrznych, w zależności od projektu lub innych warunków. Każdy z tych adresów e-mail może mieć własny podpis:
Te podpisy będą używane tylko przy wysyłaniu powiadomień z tych adresów e-mail.
Group signature for employees, configurable at account level
Czasami pewni pracownicy z jednego konta powinni komunikować się z osobami spoza Planfix, używając jednego wspólnego adresu e-mail. Dla takich pracowników dodaje się uniwersalny podpis. To podejście jest często wykorzystywane przy organizacji pracy zespołów wsparcia. Klienci kontaktują się z anonimowymi technikami i nie są przypisani do konkretnego pracownika.
W takim przypadku, jeżeli powiadomienia do kontaktów zewnętrznych są wysyłane przy użyciu adresu e-mail Planfix, podpis można ustawić w Account management / Email / Outgoing messages / Signature in notifications:
- Jeżeli podpisy są ustawione zarówno na poziomie konta, jak i w karcie konkretnego użytkownika, zastosowane zostaną ustawienia na poziomie użytkownika (pierwszy scenariusz w sekcji pomocy). Pozwala to używać ogólnego podpisu dla jednej grupy pracowników na koncie (poprzez ustawienie go na poziomie konta) oraz podpisów osobistych dla innej grupy pracowników (ustawionych w osobistych kartach [[Pracownicy| employees']).
- Zwróć uwagę, że auto-podpis skonfigurowany na poziomie konta zostanie dodany do e-maila, jeśli w szablonie wiadomości zaznaczono pole Add signature to notifications for external contacts.
Personal signature of an employee, configurable for each of their external addresses
Jeżeli w opisanej wyżej sytuacji konieczne jest wysyłanie powiadomień e-mail z external company email addresses, można dodać podpisy w ustawieniach każdego z adresów:
Te podpisy będą używane tylko przy wysyłaniu powiadomień z tych adresów e-mail.
Images in signatures
Aby dodać obraz lub logo do podpisu, należy otworzyć obraz z publicznej domeny w nowej karcie przeglądarki i przeciągnąć go do pola podpisu w trybie edycji. Obraz zostanie wstawiony jako odnośnik do zasobu osób trzecich, więc musi to być obraz w domenie publicznej.
Important
- Automatyczne podpisy są dostępne tylko dla kont płatnych i premium. Użytkownicy na planie darmowym nie mogą z nich korzystać.
- Funkcje te będą dostępne dla nowych kont Planfix podczas okresów próbnych, aby nowi użytkownicy mogli je przetestować. Jeśli konto przejdzie na plan darmowy po zakończeniu okresu próbnego, wiadomości e-mail będą wysyłane bez podpisów.