Praca z klientami przez e-mail
Jeśli nie chcesz dawać dostępu do klienta do konta Planfix, albo klient nie chce pracować w nowym systemie, możesz pracować z nim za pomocą e-mail:
- Utwórz nowy kontakt w sekcji Kontakty
- Wprowadź imię i adres e-mail
- Aktywuj pole wyboru Pokaż na liście do wyboru uczestników zadania:
To umożliwi dodanie klienta do odpowiednich zadań jako Osoba odpowiedzialna lub Uczestnik, ale klient nie uzyska dostępu do Planfix.
Ważne: jeśli klient wyśle do Ciebie wiadomość, która staje się zadaniem w Planfix, jego karta kontaktowa zostanie utworzona automatycznie — możesz pominąć ten krok i prowadzić komunikację bezpośrednio w zadaniu.
Praca nad zadaniami
Jeżeli trzeba uzgodnić jakąś kwestię z klientem lub poinformować go o wynikach:
- Dodaj nową akcję do zadania, z którym związany jest klient
- Napisz komentarz skierowany do klienta
- Dołącz (jeśli potrzebne) pliki, które chcesz udostępnić
- Wybierz go w bloku Powiadom o tym
- Zapisz akcję
Klient otrzyma wiadomość z Twoją informacją na adres e-mail, który wpisałeś na jego karcie w Planfix. Odpowiedź klienta na tę wiadomość zostanie dodana do zadania jako nowa akcja.
Jakie informacje otrzymuje klient?
- Zazwyczaj klient otrzymuje wiadomości tylko o tych akcjach, w których został wybrany w bloku "Powiadom o tym". Dzięki temu możesz kontrolować widoczność działań w zadaniu dla klienta — możesz swobodnie korespondować z kolegami w zadaniu bez powiadamiania klienta o tym — nie otrzyma on żadnych wiadomości na ten temat.
- Uważaj odpowiadając na wiadomości z Planfix przez e-mail: Twoja odpowiedź zostanie wysłana do wszystkich odbiorców e-maila, na którego odpowiadasz, więc jeśli jednym z odbiorców był klient, on również otrzyma Twoją odpowiedź. Możesz zapobiec przesyłaniu odpowiedzi klientom, ustawiając opcję Nie wysyłaj kontaktom powiadomień o działaniach dodanych przez innych uczestników e-mailem.
- Powiadomienia systemowe (o zmianie statusu zadania, dodaniu/wyborze Osób odpowiedzialnych itp.) nie są wysyłane do klienta.
- Klient, który tworzy zadanie, wysyłając wiadomość na adres wewnętrzny pracownika, NIE otrzymuje automatycznej informacji o jego przyjęciu ani o opóźnieniu.
Dodatkowo
Klienci, z którymi komunikujesz się przez Planfix, otrzymują bezpłatny dostęp do Panelu. Tam klienci bez rozszerzonego dostępu do systemu mogą przeglądać całą korespondencję związaną z ich zgłoszeniami.
Ważne
Zalecamy nieużywanie tego samego adresu e-mail dla wielu kontaktów. System nie będzie w stanie określić, do którego kontaktu wysłać wiadomość i wyśle ją do pierwszego znalezionego. Najlepiej przypisać osobny adres e-mail do każdego kontaktu, aby uniknąć konfliktów.