Ta integracja pozwala używać Planfixa do czatowania z kontaktami, które napisały do Ciebie na WhatsApp. Ponadto możesz też używać Planfixa do obsługi zgłoszeń od klientów lub innych użytkowników WhatsApp. Planfix łączy wszystkie wiadomości ze wszystkich kanałów komunikacji, których używasz. To pomaga zwiększyć wydajność i ułatwia przekazywanie pracy innym pracownikom.
Sposoby integracji z WhatsApp
- Bezpośrednio przez WhatsApp Business.
- Z użyciem usług zewnętrznych.
Bezpośrednie połączenie przez WhatsApp Business
Podczas konfigurowania integracji z WhatsApp Business możesz wybrać jedną z dwóch opcji:
- Podłączyć nowy numer WhatsApp — używany jest numer telefonu, który nie jest zarejestrowany w aplikacji WhatsApp.
- Podłączyć istniejące konto WhatsApp Business — ten sam numer można używać jednocześnie w aplikacji WhatsApp Business i w integracji Planfix.
Uwaga: opcja podłączenia istniejącego konta nie jest dostępna we wszystkich krajach. Sprawdź oficjalną stronę Meta w celu uzyskania listy krajów, w których ta funkcja nie jest obsługiwana.
Rozłączenie integracji
Jeśli musisz rozłączyć integrację, wykonaj oba kroki:
- Rozłącz integrację w interfejsie Planfix.
- W aplikacji WhatsApp Business przejdź do Ustawienia — Konto — WhatsApp Business Platform i rozłącz Planfix.
Alternatywnie możesz cofnąć dostęp Planfix w ustawieniach Meta Business, w sekcji zarządzania uprawnieniami partnerów dla kont WhatsApp.
Jak działa integracja
Aby podłączyć integrację, przejdź do Zarządzanie kontem — Integracje — Komunikatory — WhatsApp — WhatsApp Business.
Po skonfigurowaniu integracji możesz odbierać i wysyłać wiadomości do użytkowników WhatsApp. Logika obsługi wiadomości jest taka sama jak w innych integracjach komunikatorów:
- Gdy nowy użytkownik WhatsApp wyśle do Twojego numeru wiadomość po raz pierwszy, w Planfixie pojawi się nowe zadanie.
- Kontakt zostanie automatycznie utworzony w Twoim koncie z imieniem i numerem telefonu użytkownika WhatsApp, a ten kontakt zostanie ustawiony jako osoba przypisująca dla tego zadania. Osobą odpowiedzialną będzie pracownik określony w szablonie użytym do tworzenia zadań. Możesz też dodać dodatkowe osoby odpowiedzialne. Jeśli nie zostanie podana osoba odpowiedzialna, system przypisze głównego administratora konta lub pracownika, który skonfigurował integrację.
- Jeśli napiszesz komentarz w tym zadaniu i powiadomisz nowy kontakt o nim, zobaczy on Twój komentarz jako wiadomość WhatsApp, tak jakbyś napisał do niego z aplikacji.
- Możesz dodać do tych zadań innych użytkowników Planfix i omawiać pytania klientów w komentarzach zadania. Użytkownik WhatsApp otrzyma tylko te wiadomości, przy których zaznaczono, że ma otrzymać powiadomienie.
- Integracja pozwala na wymianę plików. Pliki wysłane z WhatsApp przez użytkownika są dodawane do komentarza utworzonego w Planfixie dla jego wiadomości. Pliki, które dołączysz do komentarzy w Planfixie, zostaną wysłane do użytkownika WhatsApp.
- W ustawieniach integracji możesz wybrać następującą opcję: Utwórz nowe zadanie, jeśli nie ma aktywnych zadań z tym kontaktem
- Możesz wysłać wiadomość do kontaktu, który nigdy wcześniej do Ciebie nie pisał, jeśli znasz numer telefonu, którego używa w WhatsApp. Taki kontakt zostanie ustawiony jako osoba przypisująca zadanie.
Ważne
- Możesz podłączyć tylko konto WhatsApp Business.
- Możesz rozpocząć rozmowę z klientem, używając zatwierdzonych szablonów wiadomości WhatsApp wysyłanych z Planfixa przez przyciski lub skrypty.
Dodatkowo
- Podczas wysyłania wiadomości do klientów możesz używać funkcji szybkich odpowiedzi do odpowiadania na typowe pytania.
Uwaga
Planfix używa specjalnego mechanizmu do obsługi masowych wiadomości wysyłanych z Instagrama i WhatsApp. Obecnie, jeśli system wykryje więcej niż trzy identyczne wiadomości wychodzące w ciągu pięciu minut, są one traktowane jako masowa wysyłka.
Te wiadomości są zapisywane w bazie danych Planfix, ale nie są dodawane do zadań, dopóki klient nie odpowie na jedną z nich. Po otrzymaniu odpowiedzi Planfix sprawdza, czy oryginalna wiadomość istnieje w bazie danych i, jeśli tak, dodaje ją do zadania razem z odpowiedzią klienta.
Wiadomości oznaczone jako masowa wysyłka są przechowywane w bazie danych Planfix przez miesiąc.
Ten mechanizm zapobiega zaśmiecaniu osi czasu powiadomień zadań niepotrzebnymi wiadomościami i zmniejsza dodatkowe obciążenie serwerów Planfix. Duże obciążenie spowodowane masowymi wysyłkami może znacząco opóźnić przetwarzanie innych wiadomości.