Zadania cykliczne
Zadania cykliczne (okresowe) są bardzo wygodne w użyciu w procesach biznesowych. Na przykład można je łatwo wykorzystać do skonfigurowania miesięcznego harmonogramu pracy dla działów księgowości lub ustawienia przypomnienia o zapłacie rachunku telefonicznego.
Ustawianie cykliczności zadania
Aby ustawić zadanie cykliczne, kliknij ikonę z okrężnymi strzałkami podczas tworzenia lub edycji zadania:
W wyświetlonym oknie ustaw parametry określające, kiedy ma być tworzone zadanie:
Po zapisaniu tych parametrów zadanie staje się zadaniem cyklicznym, a w sekcji Zadania / Cykliczne pojawi się odpowiedni szablon cykliczności:
Parametry z tego szablonu będą używane przy wszystkich kolejnych tworzeniach zadania cyklicznego: czas trwania, data zakończenia, lista kontrolna, pliki itp.
UWAGA: Parametry cykliczności ustawione w wyskakującym oknie określają jedynie warunek (datę), kiedy ma być stworzone zadanie okresowe. Parametry czasu trwania i daty zakończenia konfiguruje się w szablonie cykliczności, tak jak w standardowym szablonie zadania.
PlanFix automatycznie tworzy podobne zadanie z nowymi datami po określonym interwale. Osoba odpowiedzialna otrzymuje powiadomienie o utworzeniu zadania. Automatycznie tworzone zadania należy wykonywać i zamykać jak każde inne zadanie.
System automatycznie tworzy zadania cykliczne do momentu zakończenia określonego okresu cykliczności. Po zakończeniu okresu cykliczności, szablony zadań cyklicznych są przenoszone do Kosza.
W razie potrzeby możesz wyłączyć cykliczność przed osiągnięciem ustalonego limitu. Kliknij w tym celu ikonę cykliczności. Będziesz wtedy mógł zmienić ustawienia cykliczności, wyłączyć limit lub przejść do listy zadań dla tego szablonu:
Zadania zaplanowane, ale jeszcze nie utworzone, możesz wyświetlić w Planerze w widokach „Kalendarz zadań wg dni” oraz „Pełny kalendarz”. Same zadania tworzone są w momencie wystąpienia cykliczności:
Dodatkowo zaplanowane zadania można wyświetlić w:
- Kalendarzu godzinowym
- Harmonogramach:
- Godzinnym
- Dziennym
Aby to zrobić, w ustawieniach szablonu cykliczności zadania określ osobę odpowiedzialną, godzinę rozpoczęcia i czas trwania mieszczący się w jednym dniu.
Przykłady tworzenia zadań cyklicznych
- A daily task that needs to be completed within a day
- Zadanie powtarzające się co drugi tydzień we wtorki i czwartki
- Zadanie powtarzające się w ostatnim dniu każdego miesiąca
- Zadanie powtarzające się w ostatni piątek każdego miesiąca
- Wystawianie faktur według harmonogramu
Ważne
- Zadania cykliczne można stosować w drzewach szablonów, nawet zagnieżdżając je. Mechanizm tworzenia zadań w takich przypadkach opisany jest w tym artykule pomocy: Powtarzające się zadania w drzewach szablonów.
- Zadania cykliczne można dodać do szablonów projektów. Po utworzeniu projektu na bazie takiego szablonu tworzone są zadania z określoną częstotliwością. Jeśli zadanie cykliczne ma być tworzone niezależnie od tworzenia projektu ze szablonu, określ osobny szablon cykliczności dla zadań niepowiązanych ze szablonem projektu, jak pokazano powyżej.
Przydatne
- Jeśli aktywnie korzystasz z zadań cyklicznych i zgromadziłeś w koncie wiele szablonów cykliczności, przydatne może być utworzenie kilku filtrów szablonów.